Algumas orientações simples como mapeamento de processos e automatização podem fazer com que sua equipe tenha um aumento de 100% na produtividade e rentabilidade. Fique conosco e confira as dicas até o final deste artigo
Para melhorar a produtividade e otimizar os processos, um dos pontos mais importantes é reduzir a morosidade. A lentidão no funcionamento da sua empresa pode gerar uma série de problemas ao negócio.
Algumas das dificuldades são desgaste da equipe, descrédito da marca frente ao consumidor, perda de materiais e insumos, redução dos lucros e até mesmo a falência do empreendimento.
Contar com processos rápidos e produtivos colaboram para a longevidade da empresa e permitem possibilidades de crescimento; como a criação de outras unidades da empresa.
Portanto, se você quer fugir dos riscos relacionados a improdutividade e aumentar a rapidez da sua empresa, não perca nenhuma das dicas abaixo!
Faça o mapeamento dos processos!
Otimizar os processos sem conhecê-los é quase impossível. A primeira ação a ser tomada no caminho da melhoria da produtividade é conhecer muito bem como funciona o seu negócio.
Por isso, mapeie cada uma das etapas de funcionamento da sua empresa. Se você não faz a menor ideia de como fazer isso, temos algumas orientações que irão ajudá-lo nesta fase.
- Converse com sua equipe. É possível que alguns dos colaboradores da sua empresa realizem atividades que você não faz ideia que eles executam durante o trabalho. Por isso, reúna-se com gerentes e líderes e registre cada uma das tarefas que eles desempenham e como os processos ocorrem até chegar a etapa final do seu serviço ou produto.
- Registre tudo. Não apenas ouça sua equipe, mas faça uma mapa e anote cada um dos procedimentos que são executados na sua empresa
- Saiba quem são os responsáveis. Sabe aquela tarefa que todo mundo faz, mas ninguém é responsável por ela? Isso não deve existir na sua empresa.
Para colocar a casa em ordem é essencial que você entenda quais são todas as demandas e quem são responsáveis por cada uma delas. Esse aspecto será muito importante para a próxima dica que iremos lhe informar.
Faça análises e melhorias frequentes!
Para otimizar e melhorar a produtividade não basta apenas ter os dados em mãos, é preciso avalia-los com calma e tomar decisões pontuais.
Portanto, após mapear os processos é preciso entender o que foi recolhido. Veja se todos os processos que estão sendo executados são de fato necessários. Dá para retirar alguma etapa? Existe um jeito mais rápido de proporcionar a mesma entrega? Há duas pessoas fazendo a mesma coisa? Há muita burocracia para determinada ação?
Além de avaliar e tomar decisões para otimizar, veja como outras empresas concorrentes e de sucesso executam a mesma tarefa.
Procure possibilidades no mercado onde o seu serviço ou produto é entregue de maneira mais eficiente e replique o procedimento. Nada melhor do que se inspirar em quem está dando muito certo!
Automatize!
Todo mundo já sabe que a automação gera rapidez e reduz gastos com profissionais. Todavia ainda é muito comum as empresas contarem com uma vasta lista de planilhas ou excesso de papeis em pastas que geram desorganização e dificuldade de acesso a informação.
Há vários setores que podem ser automatizados, como o atendimento ao cliente, o processo de fabricação de variados produtos, e até diversos setores do seu negócio como o parque de impressões.
Hoje com o outsourcing de impressão, há softwares que organizam documentos, digitalizam arquivos, informam o número de entradas e quem acessou as informações, além de possibilitar o acesso rápido e prático aos documentos.
Esse procedimento é conhecido como GED, Gestão Eletrônica de Documentos. O GED além de gerar rapidez, reduz a burocratização e permite o controle da gerência quanto aos documentos.
Acredite na sua equipe!
Um dos grandes vilões da produtividade é a burocracia. Confie e delegue aos líderes da sua empresa certa liberdade e autonomia para tomar decisões.
Facilite os processos com programas ou softwares onde todos podem acompanhar as etapas online, evitando esperas de disponibilidade de agenda para aprovação de projetos ou marcações de longas reuniões.
A autonomia além de acelerar o processo, gera responsabilidades e expectativas na equipe, o que aumenta as chances do sucesso do seu empreendimento.
Estabeleça metas!
Outro ponto muito importante para a melhora na produtividade e otimização dos processos é estabelecer metas. Há uma frase muito conhecida no mundo dos negócios que diz, se você não sabe para onde vai, então você já chegou.
Os alvos ajudam a equipe a se esforçar em cumprir um determinado objetivo. Retiram os colaboradores da ociosidade e estimulam o crescimento e a conquista de patamares ainda maiores, o que sem sombra de dúvidas, melhora a produtividade.
Uma boa dica é oferecer bonificações ou outro tipo de premiação que demonstre valor para o esforço do seu colaborador. Não adianta apenas fazer exigências e força-los a cumprir alvos, é essencial que sua equipe se sinta motivada a alcançar objetivos maiores e a se esforçar mais.
Portanto, lembre-se que o colaborador é a alma do seu negócio. Contar com um funcionário estimulado aumenta as chances da sua empresa avançar!
Terceirize!
Por fim, a nossa última e não menos importante orientação para o aumento da produtividade da sua empresa é a terceirização.
A terceirização permite que sua empresa disponha dos melhores colaboradores do mercado, sem os elevados custos referentes à CLT.
Empresas focadas na terceirização geralmente atuam em um único nicho e por isso são especialistas no assunto, o que gera para sua empresa alto nível de desempenho e produtividade.
Hoje tem se tornado cada vez mais comum o uso do outsourcing para, que é a terceirização de áreas estratégicas da empresa como comunicação, TI, impressões, entre outras.
O outsourcing além de otimizar o negócio e reduzir tempo de trabalho nesse setor, reduz gastos expressivos no setor contratado. Há negócios que chegam a diminuir até 80% dos gastos.
Além de gerar também comodidade de dispor de uma equipe eficiente, produtiva e que possui um contrato a ser cumprido.
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