Sim. Vale muito a pena! O outsourcing de impressão não se limita apenas à locação de copiadoras e impressoras para sua empresa. Alguns de seus principais benefícios são a redução de custos pela troca dos equipamentos, como também a gestão de impressões, reposição de suprimentos e manutenção preventiva e pontual das máquinas

 

Neste artigo abordaremos os principais pontos que torna viável e eficaz trocar seu estoque de impressoras compradas por equipamentos alugados.

Para entender como chegamos a essa conclusão, apontaremos abaixo diversos aspectos que tornam o outsourcing de impressão uma das escolhas mais sustentáveis e lucrativas para as empresas comparado a aquisição de aparelhos.

Você sabe qual é o custo mensal da sua empresa com o parque de impressão?

Provavelmente não. Sabemos disso porque a maioria das organizações não contam com softwares que fazem a gestão do número de cópias impressas e não dispões de relatórios com os gastos alocados em cada item relacionado ao setor de impressão.

Além do mais, mesmo que você tenha documentos fiscais de suprimentos e manutenção, existem custos escondidos que dificilmente você saberá mensurá-los.

Gastos como contratação de técnicos, treinamento de funcionários, instalação dos equipamentos, impressões desnecessárias de arquivos pessoais de seus colaboradores, uso errado dos papeis, como rascunhos.

Há também o tempo ocioso do equipamento quando apresenta algum defeito que ainda não identificado. Lentidão na hora de imprimir, erros de impressão e por aí se segue uma vasta lista.

Todos estes custos que aparentemente não são importantes, se colocados na ponta da caneta você verá que tem um grande impacto no fechamento das contas.

Qualquer alteração na necessidade do volume de impressão da empresa, pode tornar todo este investimento obsoleto. Exemplos como, o aumento do volume de impressão pode sobrecarregar seu equipamento, sendo necessário que tenha manutenção precoce ou ainda que o subutilize.

Por que vale a pena aposentar o estoque de impressoras e alugar as máquinas?

 

1º dificuldade das empresas: dificuldade em renovar as máquinas de impressão das empresas

Grande parte dos gestores se questionam se vale a pena descartar seus equipamentos. Se analisarmos apenas no âmbito matemático, como avaliado acima, a economia gerada por essa troca já é destacável.

Isso porque no mercado de impressões é muito comum que as grandes marcas lancem novos produtos com uma período muito curto de tempo.

Portanto, os equipamentos de impressão se tornam obsoletos em prazos estreitos. Boa parte das empresas não consegue acompanhar a renovação das máquinas, tanto pelo custo, quanto pela necessidade de adequação dos aparelhos e da equipe.

Isso gera lentidão nos processos em empresas onde é essencial a rapidez na impressão. Com o outsourcing de impressão são usados apenas máquinas de altíssimo desempenho e de últimas geração.

Nesse viés as organizações acabam usando aparelhos de qualidade, sem arcar com o custo respectivo desse processo.

2º dificuldade das empresas: Problemas com a manutenção e logística

Agora imagine também, não ter mais que preocupar com a logística de manter seus equipamentos funcionando?

O outsourcing de impressão não trata apenas da locação de novos equipamentos, dentre as vantagens, estão:

  • Análise e inserção de máquinas adequadas e corretas à sua demanda,
  • Gerenciamento de suprimentos
  • Manutenção preventiva (aumentando a produtividade da empresa, evitando que suas máquinas parem no meio do serviço)
  • Utilização de tecnologias e equipamentos de última geração

Alugar impressoras, multifuncionais e copiadoras pelo serviço de outsourcing, possibilita ter um parque de impressão extremamente eficiente.

Permite também estipular cotas de impressão evitando desperdícios, e ainda analisar e monitorar o uso dos materiais relacionados à impressão pelos funcionários.

Benefícios de terceirizar o processo de impressão

  • Redução de custos: A empresa não precisa se preocupar com o investimento na aquisição de equipamentos, com suprimentos, nem mesmo com a manutenção ou atualização de seu parque de impressão. Sempre que algum equipamento apresentar defeitos, é efetuada a troca imediata sem custos a mais por isso. Redução de desperdícios com papeis, controla o uso indiscriminado de impressão feita por seus funcionários.
  • Segurança às informações da empresa: Com o controle total do que é impresso, através de cotas estipuladas em contrato e registro de tudo que foi impresso, é possível contar com total segurança e vigilância sobre as informações que são impressas na empresa.
  • Aumento da produtividade: O alto padrão e homogeneidade dos aparelhos, reduz os custos com gastos de manutenção e logística, e o setor encarregado da sua empresa não se sobrecarrega com os serviços de manutenção, além da garantia de ter um equipamento funcionando a todo momento, não atrasando a demanda da empresa no serviço de impressão no geral.
  • Manutenção de qualidade: O outsourcing de impressão contrata somente empresas autorizadas pelas próprias marcas de impressoras, ou seja, garantindo a qualidade do serviço prestado, com peças e suprimentos originais.
  • Atualização das máquinas: Sempre que necessário, e um equipamento se tornar obsoleto para o fluxo e necessidade de sua empresa, o serviço de outsourcing atualiza seu parque de impressão.
  • Reaproveitamento do estoque de impressoras: mas você pode estar pensando: o que vou fazer com tantas máquinas de impressão?

 

Há duas soluções oferecidas pelo outsourcing de impressão. Se os equipamentos forem novos e modernos, a empresa de outsourcing faz uma sublocação com sua empresa, portanto ela incluirá seu equipamento para usar no conjunto de impressoras fornecidos por ela.

Segunda solução: Você pode fazer a venda das máquinas e ainda aproveitar o valor para investir no aluguel.

IMPORTANTE! Mesmo que você tenha acabado de adquirir impressoras de última geração, o outsourcing de impressão é valioso porque ele fornece outros serviços acoplados como informados acima (manutenção, reposição de materiais, gerenciamento de cópias, destinação dos resíduos) que auxiliam na redução dos gastos. Há empresas que chegam a economizar em até 80% dos gastos!

Como a empresa de Outsourcing mantém e garante esse relacionamento de qualidade com seus clientes?

 

Team of business people stacking hands

Através de softwares atualizados e específicos é possível monitorar a necessidade de seu cliente em tempo real, antecipando à alguma mudança e necessidade da empresa.

As impressoras são programadas para emitirem alertas quando há necessidade de suporte, ou o abastecimento de suprimentos, garantindo agilidade e máxima qualidade no serviço prestado.

Há canais de suporte ao cliente, e mesmo a distância os técnicos conseguem ter acesso remoto ao aparelho e resolver o problema.

Não sendo possível o reparo, o suporte marca uma visita o mais rápido possível à empresa para resolver o problema, sendo necessário, realiza a troca do aparelho.

Essa logística garante o melhor tempo de resposta possível, apresentando soluções e eficácia na resolução dos chamados.

O outsourcing de impressão garante total eficácia do serviço e agilidade no processo de trabalho da empresa contratante, sem comprometer o gerenciamento de sua companhia e sem custos extras não programados.

 

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