Sua empresa pode optar tanto por uma jato de tinta, quanto por uma impressora a laser, depende da necessidade atual do seu escritório. Liste as funções mais relevantes que você precisa em um aparelho de impressão e depois é só escolher o modelo que se encaixa à sua lista.
Quando falamos de impressoras para escritórios, falamos de uma imensidão de modelos com diferentes funções oferecidas para cada necessidade específica.
Por isso, é importante antes de mais nada listar o objetivo da sua empresa e depois escolher o modelo que mais se adequa às necessidades diárias de trabalho.
Neste artigo, citaremos quais são as características que devem ser analisadas antes de alugar ou adquirir a impressora.
- Volume de impressão: procure compreender qual é o ciclo mensal de impressão de seu escritório. A impressora ideal precisa atender geralmente uma demanda um pouco maior do que a que você produz.
Isso garante que sua máquina não apresente defeitos por desgaste tão rapidamente; garante também que ela aguente um dia atípico de impressão. É sempre bom trabalhar com margens de segurança.
- Resolução de impressão: se a necessidade de seu escritório é apenas de impressão de documentos, textos e logos que os acompanham, uma impressora com resolução de 600 DPI já atende sua demanda.
Porém se sua prioridade é a impressão de imagens, recomendamos impressoras que trabalhem com o mínimo de 1200 DPI.
- Preto e branco ou colorido: sua empresa tem a necessidade constante de imprimir colorido? Ou somente preto e branco e esporadicamente colorido?
É algo fundamental a ser definido pois o preço entre uma impressora que imprime colorido de uma impressora que imprime apenas preto e branco, é bastante relevante.
- Formato e modelo de papel: no geral escritórios precisam de impressões apenas em A3 e A4, porém se você necessita de outros formatos de impressão tem que ficar atento a capacidade de sua impressora nesse quesito.
Outro ponto a se observar é os modelos de papel que a máquina suporta, talvez você necessite de uma demanda de papel fotográfico ou papel cartão também.
- Impressoras simples ou multifuncionais: na maioria das vezes, as mais pedidas são as multifuncionais, pois estas também realizam cópias e digitalização.
Independentemente do tipo e tamanho de sua empresa, essas são necessidades básicas que a maioria dos escritórios possuem.
Definindo a partir dos pontos acima sua necessidade, agora vamos lhe apresentar algumas opções de impressoras que podem se encaixar melhor à necessidade, tamanho e tipo de empresa.
Impressoras para microempresas e home office
Neste tipo de negócio, em que se apresenta um baixo volume de impressão, as mais recomendadas são impressoras à jato de tinta.
Isso porque elas possuem custo baixo, e atende a necessidades baixas de impressão. Todavia é importante acrescentar que esse tipo de impressora não pode ficar parada por muito tempo.
Já que ela pode começar a apresentar certos defeitos e a tinta pode secar, tornando seu custo alto, evitando então a redução de gastos. 
- A Multifuncional Laser Mono Ricoh SP 3710 é um modelo recomendado para pequenos escritórios que tem demanda até 5 mil cópias/mês. Esse tipo de impressora conta com impressão, scanner, cópia e fax. Se você não precisa de tudo isso, esse mesmo modelo tem sem a opção multifuncional. Ela é a laser, imprime A4, e imprime até 34 páginas preto e branco por minuto. *
- Outra boa opção é a Kyocera 2040. Ela é recomenda também para apenas necessidades de até 4mil cópias/mês. Confira algumas especificações dessa impressora:
- Até 40 páginas por minuto A4
- Primeira cópia e impressão em 6,4 segundos
- Dual Scan suportando originais A6
- 200 DPI de resolução em impressão
- Unidade duplex para maior poupança de papel
- Até mais dois alimentadores opcionais para uma autonomia de 850 folhas
- Desenho compacto e baixo nível de ruído
- Custo de exploração excepcionalmente baixo dentro da sua classe*
*Há muitos outros modelos que podem ser utilizados para demandas pequenas dos escritórios. Se quiser receber a consultoria gratuita de um especialista, ligue (31) 2522 2510
Impressoras recomendadas para escritórios de pequeno, médio e grande porte
Impressoras a laser na maioria das vezes são recomendadas também para escritórios de qualquer tipo e tamanho.
A qualidade e velocidade da impressão a laser é muito superior do que à jato de tinta. Sem contar com a economia gerada pelo toner de tinta que rende 4x mais do que o cartucho em uma cobertura de 5% da página por exemplo.
Porém o preço das impressoras a laser também é superior comparado a jato de tinta. Portanto se você tem pequeno fluxo de impressão, talvez locar ou comprar em máquinas a laser seja um gasto desnecessário.
Entretanto se o seu escritório possui uma demanda considerável, já é de se avaliar o investimento como uma excelente opção.
- Para empresas com necessidades entre 8 a 10 mil cópias, uma ótima recomendação é a Kyocera 3040, ela conta com as seguintes funcionalidades:
- Até 40 páginas por minuto A4
- Impressão duplex, cópia, digitalização standard
- Alimentador inversor de originais, suporta até ao formato A6
- Suporte de impressão móvel, incluindo Airprint
- Até 6 entradas de papel para diferentes suportes de impressão
- Baixo consumo energético (TEC) e modo de “ruído reduzido”
- Custo de impressão muito baixo para o seu segmento
- Outra boa opção para demandas P&B de impressão entre 8 e 10 mil cópias, é a Brother 5652. A Brother 5652 imprime utilizando os dois lados do papel (duplex), reduzindo o tempo de trabalho e gerando economia para sua empresa.
- O scanner da Brother DCP L5652 também faz bonito. Seu alimentador automático (ADF) comporta até 70 folhas e evita idas constantes à impressora para colocar na bandeja documentos que serão digitalizados.
- Além disso faz a leitura numa única passagem de ambos os lados do papel, reduzindo significativamente o tempo gasto para digitalizar documentos duplex.
- Por ser conectável em rede, a brother 5652 pode ser compartilhada com todo o grupo de trabalho e dispensa a utilização de diversas impressoras menores pelo escritório.
- Inclui toner inicial com rendimento para até 8000 páginas
- Com demandas entre 20mil cópias mês, aconselhamos a Kyocera 3050. Ela oferece:**
- Até 30 páginas A4 por minuto a cores
- Tecnologia de cor avançada para uma qualidade excelente
- 2 GB RAM + 160 GB de disco rígido
- Vasta gama de suportes de impressão até 300 g/m², 304,8 x 457,2 mm e impressão e banner
- Máximo de seis tipos de suporte de impressão, opções e finishing com booklet e tri-folding
- Scanning duplex (uma só passagem) de alta capacidade e velocidade opcional
- Controlador EFI Fiery opcional e gestão de cor
- Componentes de longa duração para maior eficiência e fiabilidade
*Há muitos outros modelos que podem ser utilizados para demandas médias ou grande dos escritórios. Se quiser receber a consultoria gratuita de um especialista, ligue (31) 2522 2510
Devo alugar ou comprar as impressoras do meu escritório?
Depende. Qual é a demanda mensal da sua empresa? Se for superior a 500 cópias mês, então vale muito a pena.
Hoje o mercado tem se tornado cada vez mais moderno e prático com o intuito de facilitar o dia a dia das organizações, possibilitando que o empresário foque nas demandas mais elementares das organização e deixe os serviços menos cruciais com terceiros.
É o caso por exemplo do outsourcing de impressão. Neste tipo de serviço, as organizações com os seguintes benefícios:
- Locação de equipamentos de impressão;
- Consultoria para a locação de impressoras;
- Reposição de tintas;
- Manutenção periódica e pontual dos equipamentos;
- Destinação correta dos resíduos;
- Gerenciamento à distância das cópias;
Em suma, o oustourcing é praticamente a terceirização do setor de impressão das empresas. Embora o serviço agregue uma série de benefícios, a organização pode economizar em até 80% o valor com as cópias, já que a empresa deixa de arcar com custos elevados de compra de máquinas e profissionais de manutenção, entre outros trabalhos.
Importante! O outsourcing de impressão, como informado acima facilita também a escolha do equipamento mais apropriado a demanda atual da sua empresa. Portanto, você não precisa ficar quebrando a cabeça, quando há um consultor disponível para orientá-lo.
