Resumo: Investir em automação, análise de dados como a matriz SWOT, e aplicar ferramentas simples na melhoria da comunicação interna apresentam resultados efetivos de aumento de produtividade e crescimento a escritórios e outros tipos de empresa
Permanecer em alta em uma economia tão instável como a brasileira não é simples para nenhuma empresa. Por isso, todos os esforços são necessários para reduzir os pontos fracos e intensificar as vantagens competitivas.
O novo ano que se inicia é uma excelente oportunidade para analisar o próprio negócio e implantar melhorias que aumentarão a produtividade e reduzirão as possibilidades de perda de faturamento.
Abaixo selecionamos três otimizações que qualquer tipo de escritório pode aplicar nos processos, seja de grande ou pequeno porte.
1- Arrume a casa!
A primeira melhoria é fazer uma avaliação completa da empresa. Infelizmente é muito comum que os escritórios fechem as portas justamente por seguir a rotina de trabalho de forma automática, sem rever processos ou ponderar erros e acertos.
Matriz SWOT: tradicional e funcional!
Aproveite que o primeiro trimestre do ano é geralmente o período menos movimentado para fazer uma análise crítica e inteligente do seu empreendimento. Para isso, sugerimos a matriz SWOT. Embora seja uma ferramenta tradicional, ela apresenta resultados incríveis e práticos para serem adotados.
De forma geral, a matriz é voltada em ponderar pontos fortes e fracos, além de medir tendências do mercado na sua área de atuação. Foi com esse método simples, que a empresa Coca Cola previu a necessidade em investir em produtos mais saudáveis, levando a compra de marcas de sucos, água e outros negócios semelhantes.
A simples análise levou a empresa norte-americana a aumentar a lucratividade e tornar a corporação ainda mais sólida no mercado. A matriz SWOT está acessível na internet para qualquer pessoa que queira utilizá-la. Basta, baixar e começar a aplica-la.
Pesquisa de satisfação é sempre bem-vinda!
Arrumar a casa envolve rever processos internos, como também entender o seu principal membro: o cliente!
A pesquisa de satisfação ajudará você a ver o que realmente está funcionando e o que precisa ser aprimorado. Muitas empresas ao realizar essa simples ação, criam até novas áreas ou produtos a partir da compreensão da real necessidade do seu público.
No caso dos escritórios, é extremamente importante entender o que o seu cliente quer. Em um mundo digital como o nosso, é comum que alguns escritórios continuem com práticas tradicionais e burocráticas que inviabilizam a comunicação e o a alta produtividade.
Para isso, é bom entender de que maneira o seu cliente quer e precisa ser atendido. A partir de pesquisas como essa, muitos negócios criaram chats, atendimentos online e outros canais que melhoraram a comunicação.
Esse é um pequeno exemplo de benfeitoria que você poderá aplicar. Para fazer a pesquisa de mercado, você pode:
– Usar o Google Forms que é bastante simples e fácil de ser respondido por seu cliente.
– Ligar diretamente para o seu consumidor para ouvi-lo e fazer uma pesquisa mais detalhada.
– Enviar e-mails convidando-o a conversar.
– Aproveitar palestras, reuniões para realizar o questionário.
Dica: uma super sugestão é oferecer benefícios para quem responder as perguntas, como descontos, pequenos mimos ou presentes semelhantes.
2 – Invista em automatização e tecnologia
Não tem como aumentar a produtividade com processos lentos e burocráticos, o que infelizmente é característico de muitos escritórios.
A primeira dica é automatize! Uma solução que tem sido muito utilizada é o outsourcing aplicado em áreas como impressão, marketing, TI e outros. O outsourcing é uma maneira de confiar a empresas especialistas as partes menos cruciais do seu escritório.
Dessa maneira você ganha em agilidade e preço. O outsourcing de impressão por exemplo, automatiza todo o setor de cópias, gerando relatórios e dados precisos de quantas cópias são impressas, quais máquinas estão sendo utilizadas e quem fez as impressões.
Dados como esse poderão te dar controle e possibilidade de gerenciar o setor, com eficiência e sem perder tempo para resolver problemas com manutenção, renovação do maquinário, entre outros.
Abuse e use ferramentas de automação!
Há também ferramentas de automação ligadas ao marketing que agendam os conteúdos nas redes sociais, fazem envio de e-mails, tudo de forma automática. Além disso, você pode automatizar o seu próprio produto.
Já pensou em atendimentos online para o seu escritório, ou entrega de serviços a partir de softwares? Tudo isso te gera eficiência e tempo para concentrar energia no âmbito estratégico.
3 – Melhora da comunicação interna
Uma comunicação ruim, pode gerar aqueles velhos problemas que se semelham ao conhecido “telefone sem fio”. O problema da informação dispersa é que ela gera ruídos de comunicação e prejudica diretamente os resultados.
Profissionais de RH explicam que um dos maiores diferenciais buscados no candidato, não é simplesmente a qualificação profissional, como a facilidade de convivência em equipe, justamente pelos problemas que se geram ligados a interação.
Investir em comunicação interna é, portanto, investir em bons resultados. Nos escritórios essa situação pode ser melhorada com práticas simples, vejamos algumas delas:
– Promova reuniões periódicas e estratégicas: As reuniões têm que fazer parte da rotina de processos do escritório. Crie reuniões inteligentes, que já possuem objetivos e pautas pré-determinadas.
Essa avaliação e retorno constante estimulará a equipe a apresentar bons resultados, além de ter metas para serem trabalhadas. Não deixe seus colaboradores soltos, tenha metas e métodos de avaliação de resultados.
Não tenha apenas metas como também premiações para os funcionários que apresentarem o melhor desempenho. Os benefícios estimulam a boa produtividade e ao cumprimento de altos.
De forma geral, as reuniões facilitam a comunicação e tornam claras os objetivos da empresa. Além de gerarem a oportunidade de ouvir sua equipe e entender o que eles pensam a respeito dos projetos.
– Crie canais de comunicação em equipe: inicie canais de informação como chats, grupos de discursões onde todos podem ver as informações para não haver necessidade de repasse um a um, das notícias, o que poderá levar a interpretações dúbias.
Além disso, os próprios funcionários poderão expressar opiniões e esclarecer dúvidas.
– Informativos fixos: a clareza de informações e dados leva a transparência e confiabilidade dos funcionários em trabalhar na empresa. Apresente resultados, alvos, avisos relevantes em um espaço fixo e predeterminado onde todos poderão ter acesso.
A transparência evita ruídos e mostra um diálogo sincero entre a empresa e sua equipe!
