O que é outsourcing de impressão?

Descubra como reduzir custos e otimizar uma área muito importante da sua empresa a partir da prática conhecida como outsourcing de impressão

 

Já parou para pensar que seu empreendimento pode estar funcionando abaixo da capacidade de operação? Isso significa perda de dinheiro, tempo e energia dos colaboradores. Um dos motivos que esse problema ocorre nas organizações é pela falta de especialização em algumas áreas do empreendimento, como por exemplo no setor de cópia e impressão.

Portanto, alguns setores acabam produzindo menos do que deveriam por falta de conhecimento ou pela empresa não ter as operações equilibradas no que diz respeito a capacitação e especialização.

Por essa razão, muitas organizações têm optado pelo outsourcing, um serviço cada vez mais comum no mercado.

O que é Outsourcing?

O outsourcing é a ação de terceirizar áreas estratégias do negócio, ou seja contratar uma empresa para cuidar de um determinado segmento da empresa.

Vale destacar que outsourcing é um pouco diferente de terceirização, enquanto a terceirização realoca setores mais simples do negócio, como serviços gerais, alimentação ou segurança, o outsourcing confia a empreendimentos externos as partes estratégicas.

É neste momento que muitos empresários fazem para si o seguinte questionamento:  É seguro entregar uma parte do meu negócio nas mãos de uma empresa?

Você verá mais detalhadamente abaixo que a prática tem crescido de forma exponencial nos últimos anos justamente por proporcionar aumento dos lucros e mais flexibilidade das empresas. Isso porque uma organização expert no assunto estará cuidando de algo que não é a especialidade do seu empreendimento.

O outsourcing possibilita que você invista tempo e dinheiro no que faz sua empresa realmente lucrar e deixe áreas menos significativas nas mãos de quem realmente entende do assunto. E quanto a segurança, é possível que você monitore de pertinho cada um dos serviços terceirizados.

Um bom exemplo é o outsourcing de impressão, um serviço que tem crescido muito no Brasil e no mundo.

O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão está relacionado a locação de equipamentos de impressão, como scanners, impressoras, multifuncionais, entre outras máquinas semelhantes.

Algumas organizações, como a Copygreeen disponibiliza diversos modelos como Laser Color e Laser P&B; Jato de Tinta Colorida; Cera para exames clínicos; Térmica para impressão de etiquetas e cupom não fiscal; Magnética para impressão de crachás e identificação; entre outras.

Como há uma variedade muito grande de equipamentos de impressão que podem ser locados, tanto empresas de grande quanto pequeno porte podem se beneficiar do outsourcing.

Em suma, com o outsourcing de impressão você loca equipamentos de impressão e todo o maquinário alugado é monitorado à distância pela empresa contratada.

Vantagens do outsourcing de impressão

Mas por que é vantajoso terceirizar o setor de impressão da minha empresa? Um dos principais benefícios do outsourcing de impressão é a redução de custos.

A economia se dá porque a empresa evita gastos com:

– Manutenção dos equipamentos. A empresa deixa de arcar com um profissional de TI, já que a manutenção ficará a cargo da empresa terceirizada.

– Aquisição de impressoras. Como os equipamentos são locados, a empresa só gasta com as páginas impressas, portanto evita gastos com a compra de equipamentos.

Vale ressaltar que no mercado de impressões, as máquinas se tornam obsoletas em um período de tempo muito curto, portanto ou você terá que investir para renovar os equipamentos, ou fará uso de uma máquina com uma produtividade menor que a do mercado.

Com o outsourcing você trabalha com máquinas modernas e com a melhores marcas do setor.

– Recarregamento de tintas. Outro custo evitado é com a compra de toners ou cartuchos de tinta.  Todo o funcionamento da impressora passa a ser responsabilidade da empresa terceirizada.

O outsourcing eleva também a produtividade das empresas, já que evita-se perda de tempo e energia com setores menos relevantes e passa a investir os esforços no foco principal do negócio.

Por fim, como o setor ter terceirizado ficará nas mãos de uma organização especialista no assunto, a área terá muito mais produtividade e qualidade de resultados.

 Que tipo de empresa é recomendável o outsourcing de impressão?

Não existe uma empresa especifica que é aconselhável o outsourcing de impressão. Hoje, com o conhecimento de todos os benefícios do serviço, tanto grandes corporações quanto micro empresas têm adotado a prática da locação de impressoras. Já que as vantagens são mensuráveis e palpáveis para a empresa.

É importante deixar claro, que a locação ocorre não apenas daquela tradicional impressora preto e branco, mas equipamentos de alta performance como máquinas utilizadas em hospitais para exames clínicos ou impressão em cera estão sendo locadas.

Portanto, desde um escritório de advocacia até uma grande indústria pode usufruir do serviço de outsourcing de impressão. Empresas especializadas no assunto como a Copygreen, contam com mais de 200 variedades de impressoras.

Neste sentido, seu negócio pode contar com atendimento personalizado de impressão para locar o equipamento que se adequa a sua real necessidade.

Como funciona a implementação de outsourcing de impressão?

Assim como o serviço de outsourcing de impressão traz praticidade para a sua empresa, a implementação é bastante simples e rápida. Abaixo apontamos as principais etapas no processo de implantação do outsourcing de impressão.

1ª etapa: Avaliação

A primeira etapa é a avaliação das informações e necessidades da empresa no que diz respeito a impressão.  O serviço geralmente é feito de forma personalizada para adequar aos interesses e escolhas de equipamento da empresa.

Algumas organizações preferem trabalhar com determinadas marcas. Por essa razão, a Copygreen é parceira de todas as empresas do setor para proporcionar aos clientes a comodidade que eles precisam.

2ª etapa: Elaboração da Proposta

Na sequência é realizada uma proposta técnica e comercial do serviço obedecendo as necessidades do empreendimento. O contrato de outsourcing de impressão, abarca as seguintes vantagens:

– O contratante conta com manutenção periódica dos equipamentos, além de se responsabilizar por todas os outros custos das máquinas, como troca de cilindro, fusor, cabeça de impressão e até mesmo a troca da impressora, caso seja necessário;

– O contratante só arca com custos relacionados ao papel de impressão;

– O contratante pode escolher a marca ou equipamento que melhor se adequa a necessidade;

–  A contratada garante a destinação correta dos insumos gerados pelas empresas;

É preciso informar que nem todas as empresas do mercado proporcionam os requisitos acima, portanto os itens citados são benefícios oferecidos pela Copygreen Outsourcing.

3ª etapa: Implementação e treinamento

O processo de implementação é bastante rápido. Em casos de pequenas empresas, desde a análise até a instalação, as etapas podem ser realizadas com apenas dois dias de duração ou até menos.

Em algumas situações é realizado treinamento com os funcionários que irão operar as impressoras. Os treinamentos são realizados em casos onde há necessidade da empresa contratante.

Vale informar que para todas as organizações são oferecidas instruções específicas de uso das impressoras, além da disponibilização do contato telefônico, caso ocorra qualquer imprevisto ou dúvida. Lembrando que o apoio técnico pode ser acionado quando a empresa precisar.

4ª etapa: Resultados

Por fim, com o outsourcing de impressão as empresas podem observar os resultados nos processos; como aumento de produtividade, redução de custos e melhora na eficiência do setor já nos primeiros dias de operação.