Digitalização, reutilização de materiais, envio de arquivos online, uso de softwares de controle de cópias e outras orientações para você gastar menos com cópias na sua instituição de educação
A impressão é uma das ações mais comuns nos ambientes escolares.
Provas, atividades, exercícios, avisos e outros materiais geram um grande volume de cópias. Por essa razão, o custo do setor fica alto na somatória total de despesas da instituição.
Os gastos podem ficar salgados porque ainda que as pessoas só pensem no valor da folha de papel, que é relativamente barata, a impressão envolve cartuchos e toners de tinta, profissionais de manutenção e gasto com as impressoras. O que no final das contas fica bastante oneroso para o orçamento.
Para economizar os custos com impressão nas escolas, informaremos oito dicas sugeridas por profissionais da área.
Portanto, se você quer economizar, acompanhe as dicas até fim deste artigo!
1ª dica: Digitalize!
A nossa primeira orientação é digitalize. A digitalização permite que várias pessoas tenham acesso ao mesmo arquivo sem precisar fazer uso de cópias ou de grandes quantidades de impressão.
Com os arquivos digitais, além da economia, os arquivos passam a estar mais protegidos, principalmente documentos importantes. Como isso é possível?
Empresas de outsourcing fornecem um sistema de segurança de documentos conhecidos como GED.
Neste tipo de plataforma, você passa a ter controle dos usuários. A ferramenta disponibiliza diversas informações de acesso, como;
- Quantas vezes o arquivo foi acessado;
- Quem acessou o arquivo;
- Horários de acessos;
Em relação a digitalização dos arquivos, basta alugar impressoras com scaner e o problema está resolvido.
2ª dica: Tenha o outsourcing de impressão na sua escola!
Para quem ainda não conhece o termo, o outsourcing de impressão é um serviço de terceirização do setor de cópias.
Portanto, a partir do outsourcing de impressão uma empresa se encarrega de tudo que diz respeito a impressão, desde o aluguel das impressoras até a reposição de tintas.
Além da comodidade gerada, já que profissionais especialistas estarão cuidado do setor para sua empresa, é comprovado uma redução de custos de até 80%.
3º dica: Estimule o envio de materiais online
Desapegue daquela velha ideia de que toda atividade a ser entregue precisa ser impressa. Envie exercícios e atividades por aplicativos ou por e-mail.
Tanto o envio quanto o recebimento dos exercícios escolares podem ser realizados pela internet facilitando os processos e reduzindo o uso de espaços físicos
4ª dica: Reutilize!
Utilize os versos das folhas para tarefas de testes ou exercícios não avaliativos.
A reutilização pode ocorrer também com cartazes, faixas, e outros materiais de informação.
5 ª dica: Faça gestão de cópias
Um dos principais fatores para o desperdício é justamente a falta de controle. Com uma cota limitada de impressão mês, os funcionários da sua escola serão mais conscientes quanto ao uso de impressoras.
O ato de restringir limita os gastos e estimula pequenas metas de usabilidade. Outro benefício é que restringir as cópias, reduz o uso das impressoras para causas pessoais.
Para obter esse tipo de controle, basta apenas alugar impressoras com sistemas de controle.
6ª Utilize cópias rápidas!
Você sabia que o modo “impressão rápida” é aconselhado para a maioria das impressões?
Muita gente tende a pensar que esse tipo de impressão é indicado apenas para impressões rascunhos por gerar manchas ou pouca nitidez nas informações. Isso é mito!
A impressão rápida além de econômica apresenta muita qualidade de impressão.
Não aconselhamos esse tipo de impressão apenas para situações que exijam alta precisão e qualidade como, impressões coloridas, gráficos, desenhos e etc.
7ª dica: Impressoras a toner possuem um custo benefício melhor que a jato de tinta!
Uma dica de ouro para sua escola é opte por impressoras a toner. Essa recomendação é aconselhada principalmente para ambientes que possuem uma quantidade expressiva de impressão mês.
O custo benefício da impressora com toner é muito melhor que a jato de tinta. Principalmente onde há necessidade de quantidades maiores de impressão. A impressora a laser (toner) é mais rápida e eficiente.
Além do mais, estes modelos são mais modernos e apresentam muito menos problemas de manutenção.
8ª dica: Seja consciente!
Uma questão muito relevante, principalmente nos ambientes escolares é estimular o uso consciente dos recursos.
Lembre-se que materiais envolvidos na impressão como cartuchos, toners e peças usadas de impressoras são um risco para o meio ambiente.
Quanto menos for utilizado, melhor!
Fala para gente!
Gostou das dicas? Tem alguma dúvida relacionada a sua impressora? Quer ajuda profissional para resolver seu problema? Deixe sua opinião nos comentários. Você também pode entrar em contato com um dos nossos consultores.
