Aprenda algumas dicas para manter a qualidade do trabalho da sua empresa, mesmo com funcionários trabalhando à distância.
A crise do coronavírus trouxe uma questão que muitos gestores não estavam preparados: coordenar a equipe à distância. Embora o trabalho online seja uma forte tendência do mercado, muitas organizações ainda não estavam familiarizadas com essa situação.
Um dos principais motivadores dessa insegurança é a falta de controle do trabalho. Há uma falsa ideia que pelo conforto e tranquilidade do lar, o funcionário passa a produzir menos do que faria no espaço físico da empresa.
Além desse dilema, há outras dúvidas que pairam na mente da maioria dos empresários:
– Como gerenciar a equipe a distância?
– Quais tipos de atividades deverão ser entregues aos funcionários?
– Como manter a qualidade do que está sendo produzido?
– Como saber se todas as horas pagas estão sendo utilizadas pelos funcionários em prestação de serviços?
Antes de responder a essas perguntas, é importante saber que grandes multinacionais já atuam com parte da equipe home office.
O fato de serem bastantes significativas no mercado demonstram que essa prática não é uma falácia, mas um comportamento que, se bem organizado e planejado, pode ser muito produtivo ao seu negócio.
Empresas que já atuam com boa parte da equipe Home Office
Gigantes como o Google, Instagram, Netflix possuem a maior parte dos colaboradores trabalhando em casa.
Se você está pensando que é uma tendência de fora, está redondamente enganado, empresas brasileiras como a Locaweb, Rock Content e a aviadora Gol trabalham com vários funcionários home office.
Para se ter uma noção, todas as legendas de séries, filmes e documentários da Netflix são produzidos por tradutores à distância. A empresa mineira, Rock Content, produz conteúdo para centenas de sites a partir de colaboradores de várias partes do Brasil e do mundo.
Com essa quantidade representativa de exemplos, dá para entender que é possível sim ter sua equipe trabalhando em casa com qualidade e eficiência. Mas quais são os segredos para o bom resultado?
Vejamos as dicas a seguir.
Proporcione equipamentos adequados para o trabalho em casa!
Um ponto importante é assegurar que seu colaborador tenha tudo que ele precisa para trabalhar em casa com tranquilidade. Portanto, o primeiro item a ser pensado são os equipamentos de trabalho.
Ele dispõe de computador, telefone, impressora e internet de qualidade?
Atualmente as organizações de outsourcing oferecem locação de computadores, impressoras e outros equipamentos e incluem a manutenção dos aparelhos.
Portanto, você pode alugar tudo que ele precisa a distância e se assegurar que caso um dos aparelhos dê problema, a empresa contratada fará a manutenção na casa do seu funcionário sem você precisar se preocupar.
Utilize ferramentas e softwares de tarefas online
Outra dica importante para manter a qualidade e a gestão da equipe é usar ferramentas de atividades online.
Neste tipo de software, você pode acompanhar a produtividade do seu colaborador avaliando quais tarefas foram cumpridas e quais ainda precisam ser executadas.
Alguns exemplos de ferramentas que podem ser utilizadas para o trabalho home office são o Trello, Monday.com, Google Agenda. Alguns destes canais são gratuitos e outros possuem pacotes mensais bastante acessíveis.
Estabeleça prazos e metas executáveis
Não deixe seu colaborador à deriva. O trabalho precisa ser claro e bem delimitado. Portanto, promova metas diárias e semanais.
Produza lista de tarefas utilizando as ferramentas citadas acima e veja como está o andamento do projeto executado pelo seu funcionário.
Uma boa atitude é proporcionar pequenos estímulos para o cumprimento das metas. Os estímulos podem ser bonificação financeira, prêmios em materiais ou folgas.
Comunique com seu colaborador!
Os discursos e reuniões motivacionais, principalmente em períodos de crise, são essenciais para o seu funcionário manter a boa produtividade.
O fato da sua equipe trabalhar a distância não quer dizer que você não pode se reunir com ela. Promova vídeos conferências para estimular e incentivar seu funcionário.
Para esse tipo de reunião, há canais gratuitos e pagos como Skype, Hangout, Whatsapp, Webex, entre outros. O acesso é simples e para realizar uma boa conferência, basta dispor de uma internet de qualidade.
Informe ao seu colaborador orientações para o trabalho home office!
Caso sua equipe nunca tenha trabalho home office é normal ela ficar confusa nos primeiros dias.
Para reduzir e até mesmo evitar esse estranhamento, forneça o máximo de orientações e dicas para o trabalho home office.
Algumas delas são:
- Evite distrações;
- Procure um local tranquilo e sem movimentações em casa;
- Estabeleça um horário de início e término do trabalho;
- Tenha uma lista de tarefas;
- Faça pausas;
- Mantenha seu local de trabalho organizado;
- Ao término do trabalho, procure se movimentar e descansar a mente com outras atividades.
- Comunique a sua família que está em horário de trabalho;
Pagamento por serviço e não por hora de trabalho!
Uma das dicas mais preciosas para aumentar a produtividade do seu colaborador home office é pagar por tarefa entregue e não por horas de trabalho.
Esse é um ótimo estímulo ao cumprimento das atividades e evita que você pague por algo que não está sendo feito.
