Antes de pensar em fechar contrato de outsourcing de impressão é fundamental que você conheça alguns serviços indispensáveis para a sua empresa que precisam estar inclusos no projeto.
Isso, porque, embora vejamos o serviço crescer muito no mercado, sabemos que nem toda empresa de outsourcing oferece as mesmas vantagens ou a mesma qualidade.
Referimos às ações ligadas ao SLA e a manutenção preventiva que vão interferir diretamente no resultado final e no custo do projeto. Então antes de bater o martelo, confira de que maneira essas duas atividades estão sendo oferecidas.
O que é SLA?
SLA é a sigla para Service Level Agreement, ou seja, Acordo de Nível de Serviço. É um termo muito utilizado por equipes de TI no que diz respeito aos serviços que serão prestados pela empresa à contratante.
Geralmente, estabelecem prazos, metas e detalhes sobre o trabalho que será desenvolvido. Na prática, o termo se refere ao tempo de resposta, ou seja, ao prazo que será entregue determinada ação.
O SLA no outsourcing de impressão, refere-se basicamente ao prazo que os chamados serão atendidos, que no caso da Copygreen é 24horas. O tempo de SLA é registrado em contrato, podendo sofrer danos financeiros, caso o documento não seja cumprido.
A Copygreen garante 24 horas, mas em média os pedidos são atendidos em 4horas. Esse é inclusive um diferencial competitivo da empresa mineira.
Por que é importante contratar um SLA agressivo?
SLA Agressivo é quando o tempo de resposta é muito baixo, ou seja, os chamados são atendidos com rapidez e agilidade. Talvez você esteja se perguntando, por que é importante que a manutenção da minha impressora seja rápida, uma vez que você pode vê-la como uma máquina secundária na operação.
Imagine em um ambiente de hospital e a impressora apresente determinada falha. O tempo de entrega de um exame pode interferir diretamente no tratamento do paciente e até mesmo no socorro à vida. Por isso, é essencial que o SLA seja agressivo.
Não só em empresas ligadas a saúde, mas em vários setores os processos podem ser paralisados ou interrompidos gerando danos à toda a organização, como em um supermercado que a impressora de nota fiscais precisa estar em operação constante.
O que é manutenção preventiva?
Outro serviço fundamental no outsourcing de impressão é a manutenção preventiva. Como o próprio nome diz, é a manutenção realizada de forma antecipada, ou seja, antes de ocorrer de fato uma falha na máquina.
Esse é outro serviço apresentado também em contrato. A manutenção preventiva impede que falhas ocorram e a operação seja interrompida, além de melhorar o funcionamento da impressora.
Lembrando que tanto a paralisação da impressora quanto o seu mau funcionamento são negativos para o andamento do setor de cópias. A manutenção preventiva evita ambos os problemas.
Este é outro serviço que a Copygreen faz questão de estabelecer em contrato. Por isso, fique de olho antes de fechar contrato com empresas que não garantem benefícios como os que citamos acima.
O que o outsourcing de impressão pode agregar ao meu negócio?
Citamos acima duas atividades muito importantes para sem solicitadas à empresa de outsourcing de impressão, mas há vários outros serviços a serem observados:
Reposição e tintas e outros insumos: repõe tanto a tinta da impressora quanto outros itens que precisam de reposição ou serem substituídos. Desse modo, a empresa não precisa se preocupar com nada relacionado ao setor de cópias.
Gestão de cópias: Sistema de gestão de impressões para controlar o acesso, como o funcionamento de cada impressora, gerando relatórios mensais com informações de uso de cada equipamento e do respectivo usuário.
GED: A principal função da GED é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos. A partir do sistema é possível contar com cada um dos documentos acessíveis através da digitalização e documentação dos arquivos.
Destinação de resíduos ligados ao setor de cópias: destinação correta dos resíduos conforme as leis obrigatórias.
