Em suma, o principal é garantir que o diagnóstico e o planejamento sejam bem executados. Com essas duas fases bem realizadas todo o processo de migração do fornecedor será fluído e prático
A procura pelo outsourcing de impressão tem crescido muito nos últimos anos, principalmente por gestores dos escritórios. A atividade tem sido vista com bons olhos por otimizar a empresa, tornando os processos mais práticos, rápidos e automáticos. Quem não deseja esses benefícios no próprio negócio?
O problema é quando o fornecedor de outsourcing ao invés de resolver um problema, gera outras dores de cabeça à contratante. Quando isso acontece, é hora de mudar sem olhar para trás.
Quando mudar de fornecedor?
– Quando o que foi estipulado por contrato não é entregue
– Quando as impressoras dão mais trabalho que solução
-Quando o fornecedor não faz o diagnóstico bem feito e tem que ser acionada com frequência
– Quando o serviço, de forma geral, deixa a desejar
O que observar na nova contratada?
Para não errar duas vezes fique atento à alguns detalhes fundamentais durante a escolha da nova empresa de outsourcing de impressão.
Tempo de mercado
É muito difícil que uma empresa desonesta ou que oferece um serviço ruim sobreviva muito tempo no mercado. Esses tipos de empreendimento tendem a ter vida curta uma vez que são desqualificadas e, muitos dos contratos são cancelados ou interrompidos.
Outra questão de empresas novas é que elas tendem a ser imaturas em muitos aspectos. A longevidade faz com que os processos sejam aperfeiçoados e erros corrigidos. Obviamente essa regra não se aplica a toda empresa, mas é uma tendência de empresas maduras ou consolidadas.
Não se prenda a preço
Sabe aquele barato que sai caro? Então, talvez esse já seja o seu problema atual. Qualidade em muitos casos está SIM, associado a um preço mais elevado. O ponto positivo é que receber um bom serviço, te faz economizar em muitos outros aspectos, vejamos alguns exemplos:
- Tempo para empresa focar nas partes mais relevantes da empresa;
- Evita paralisação ou interrupção de atividades;
- Agilidade e rapidez no que diz respeito à impressão;
- Com uma gestão inteligente de cópias, a empresa deixa de gastar com custos desnecessários ou falhas nas máquinas;
Conheça outros clientes da empresa
Antes de fechar contrato, acesse o site do fornecedor ou converse com o gestor e descubra outros clientes da mesma empresa. Essa simples informação permitirá que você saiba o nível de empresas atendidas e se essa organização possui ou não know how para te atender.
Verifique sites de reclamação
Por fim, acesse sites de reclamação como “Reclame Aqui”. Com apenas alguns cliques, você consegue descobrir se a empresa está manchada no mercado e quais tipos de problemas os consumidores mais reclamam.
Dito isso, vamos ao processo de mudança de fornecedor. Como tornar tudo mais prático? Confira abaixo as orientações da nossa equipe.
Dicas para um processo tranquilo.
Diagnóstico com calma
Com um diagnóstico bem feito tudo fica mais fácil. É preciso ter certeza que o fornecedor sabe exatamente a necessidade do seu negócio. Não adianta uma impressora de alta performance se ela não possui as funcionalidades que você precisa.
Não apenas no quesito impressão, como também no que diz respeito à espaço, equipe e funcionamento da sua empresa. Essa primeira etapa precisa ser feita sem pressa para que o restante do processo ocorra de forma fluída.
Planeje bem!
O planejamento precisa abraçar cada uma das particularidades que envolvem o outsourcing de impressão
– Local onde as impressoras serão instaladas;
– Capacidade dos computadores para receber os sistemas;
– Tipos de impressoras que mais se adequam a empresa em relação as funcionalidades, tamanho e produtividade;
– Dia favorável para execução do processo de instalação;
– Treinamento dos profissionais envolvidos com o setor de cópias;
– Testes das máquinas;
Respaldo e suporte
Esteja ciente se a empresa contratada dará um bom suporte nessa fase inicial, uma vez que é uma fase de adaptação. Um bom exemplo, é conferir em quanto tempo o chamado é atendido. Empresas como a Copygreen, garantem o atendimento em menos de 24h.
Conste se tudo o que está sendo prometido nas reuniões de negociação estão presentes no contrato, afinal quando surgir o primeiro problema você precisa se assegurar que será atendido em tempo hábil.
Outro exemplo é avaliar se no contrato consta manutenção preventiva. Esse serviço evitará falhas sequenciais.
Pronto! Se você seguir todas as orientações passadas acima reduzirá as chances de problemas com o fornecedor e garantirá que o processo seja prático, fluído e rápido.
