Entenda as informações da portaria 1.025 e veja como digitalizar os arquivos físicos do seu escritório obedecendo cada uma das diretrizes e normas impostas pelo documento

O que prevê a portaria?

A portaria 1.025 decretada recentemente pelo Tribunal de Justiça de Minas Gerais estipula a virtualização dos processos físicos com parte do plano gradual de retomada das atividades jurídicas.

As novas diretrizes preveem que os escritórios devam digitalizar arquivos como parte das ações para evitar arquivos físicos e, portanto, evitar possível transmissão do vírus.

Para tanto, uma série de ações foi estabelecida de prevenção ao contágio pelo novo Coronavírus (COVID-19) durante todo o processo de virtualização dos arquivos.

Para viabilizar as atividades do Plano de Virtualização de Processos Físicos, a reabertura das unidades judiciárias e administrativas do TJMG ocorrerá, no dia 3 de agosto de 2020, para os usuários internos e, no dia 11 de agosto de 2020, exclusivamente para os usuários externos que tiverem solicitado a virtualização de processos e necessitarem de fazer a carga dos autos.

Como irá funcionar o processo de virtualização ou digitalização dos processos físicos?

Segundo o projeto, o plano de virtualização será dividido em duas fases.

A primeira fase ocorrerá no período de 3 a 31 de agosto de 2020. Os processos das unidades com competência de família serão elegíveis para digitalização.

Para saber mais sobre a minha fase, bastar clicar aqui.

Já a segunda fase, envolve o acervo remanescente de processos cíveis. Ela ocorrerá no período de 1º de setembro a 9 de novembro de 2020. Portanto, os escritórios têm o prazo de três meses aproximadamente para digitalizar os arquivos.

O acervo remanescente de processos cíveis de todas as unidades judiciárias do Estado de Minas Gerais será elegível para digitalização, nos mesmos moldes da primeira fase.

Prazos para a segunda etapa de virtualização dos processos!

Abaixo seguem os prazos que os escritórios deverão cumprir no plano de digitalização dos arquivos.

– Do dia 1º ao dia 7 de setembro de 2020, os processos de dígito “0”; II

– Do dia 8 ao dia 14 de setembro de 2020, os processos de dígito “1”; III

– Do dia 15 ao dia 21 de setembro de 2020, os processos de dígito “2”; IV

– Do dia 22 ao dia 28 de setembro de 2020, os processos de dígito “3”; V

– Do dia 29 de setembro ao dia 5 de outubro de 2020, os processos de dígito “4”; VI

– Do dia 6 ao dia 12 de outubro de 2020, os processos de dígito “5”; VII

– Do dia 13 ao dia 19 de outubro de 2020, os processos de dígito “6”; VIII

– Do dia 20 ao dia 26 de outubro de 2020, os processos de dígito “7”; IX

– Do dia 27 de outubro ao dia 2 de novembro de 2020, os processos de dígito “8′; X

– Do dia 3 ao dia 9 de novembro de 2020, os processos de dígito “9”

O advogado que representar a parte autora poderá manifestar interesse em viabilizar a digitalização dos autos, mediante encaminhamento de e-mail para a unidade judiciária competente, conforme lista de contatos disponibilizada no Portal TJMG > Faq covid-19 > Virtualização > Tabela de contatos.

Portanto, com mostra as datas acima, o prazo é bastante curto para tornar os processos virtuais.

Como se adequar a portaria 1.025?

Para cumprir as exigências de digitalização, os escritórios deverão dispor de um scanner que tenha capacidade de no mínimo 5 mil digitalizações diárias, já que a data limite para cumprimento da portaria está bastante curto.

Antes de mais nada, é importante saber que é muito mais vantajoso, do ponto de vista financeiro, locar o equipamento de digitalização a comprar a máquina, uma vez que o custo de aquisição é superior a locação.

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Como funciona a locação de scanner pelo outsourcing de impressão?

Para quem não conhece o outsourcing de impressão, o serviço envolve mais que uma simples locação de máquina.

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Na locação é cobrado um valor fixo pela máquina + taxa por arquivo digitalizado. Todos os outros serviços agregados são disponibilizados gratuitamente.

O processo é feito de forma rápida e com auxílio de profissionais técnicos para instalação e orientação da equipe envolvida.