Uma empresa com excesso de burocracias perde em produtividade e gera um ambiente desmotivador para colaboradores visionários. A burocracia pode não apenas impedir o crescimento, como aos poucos deixar o negócio obsoleto quando comparado à empresas do mesmo ramo.
A inovação exige rapidez e boa tomada de decisões, caminho oposto ao excesso de burocracias. Mas burocracia é sempre ruim? Ela deve ser banida completamente da empresa?
Antes de descobrir como reduzir o excesso de burocracia, entenda o conceito e como ela é importante para seu empreendimento funcionar de forma organizada e estruturada.
O que é burocracia?
A burocracia é o ato de organizar processos em modelos de maneira que sua execução não seja desviada de determinadas normas, regras ou hierarquia. É, portanto, um padrão que precisa ser respeitado para o exercício de determinado fim.
Ela é muito importante para garantir a organização e a padronização, tão necessária nos ambientes corporativos, mas como informamos anteriormente, em excesso, gera lentidão, desmotivação e até perda da rentabilidade.
Dito isso, agora vamos às sugestões para reduzir as burocracias e melhorar a produtividade.
Estipule tempo
Uma boa sugestão é estipular tempo para os processos. Quando um processo é bem estruturado é possível calcular o tempo ideal de realização de cada tarefa. Dessa forma, a gestão consegue analisar se as atividades podem ser aperfeiçoadas ou se o tempo investido na tarefa é maior que o necessário.
Outro fator positivo é que ações importantes que precisam de agilidade não ficam emperradas ou paralisadas por alguma burocracia.
Analise os processos
Rever os processos sempre ajuda a cortar ações desnecessárias para o fluxo da empresa. Um bom exemplo é a otimização por softwares e ferramentas digitais. Muitas atividades repetitivas ou mecânicas são substituídas por plataformas digitais que fazem tudo de forma automática e prática.
Mas para chegar a reduzir ou otimizar processos você precisa ter uma boa visão do todo. Portanto, sente e desenhe com calma tudo que sua empresa precisa para funcionar e entregar o serviço ou produto.
Dê autonomia à sua equipe
A liberdade para tomada de decisões trará fluidez aos processos diários da sua organização. Para ter a confiança em delegar funções, procure gestores de competência. Invista em treinamentos e cursos que proporcionam aprimoramento à sua equipe. Lembre-se que o mais importante da sua empresa são pessoas. Invista em colaboradores e terá uma equipe produtiva e pronta para a gestão.
Automatize sempre que puder
No mercado há softwares para vários tipos de atividades, até mesmo no setor de impressão. Empresas de outsourcing disponibilizam sistemas que controlam as impressões como fornecem dados relevantes de uso de cada máquina. Dessa forma, todo o processo de cópias passa a ser automatizado.
Verifique quais são as atividades mais mecânicas da sua empresa e verifique se não há formas mais automatizadas de executá-las. Outra vantagem da automatização é a qualidade e eficiência que máquinas e robôs podem proporcionar, evitando erros e aumentando a rapidez.
Digitalize sempre que necessário
Fuja da papelada. A digitalização permite que arquivos possam ser acessados a um clique e por várias pessoas simultaneamente, o que agrega rapidez e clareza de informações.
Além de proteger arquivos e tornar o ambiente de trabalho mais clean e organizado.
Use a internet a seu favor
A internet diminui distâncias e proporciona uma série de vantagens. Podemos citar vários exemplos, como é o caso da assinatura de contratos. Hoje existem softwares de autenticidade que evitam tempo e custo de deslocamentos. Portanto, dá para fazer tudo a distância e com poucos cliques.
Outro exemplo são as vídeo conferências que podem ser feitas a qualquer hora e em qualquer lugar, tornando a tomada de decisões mais simples e com menos empecilhos.
Reúna apenas quando necessário
Promova reuniões para discussões de temas práticos ou seja que trará soluções ou ações de melhoramento à empresa ou aos colaboradores. Evite reuniões que poderiam ser resolvidas com e-mails ou uma simples ligação.
Outra solução é criar algumas ações de otimização como tempo para começar e terminar, pauta a ser discutida e um mediador versátil que irá conduzir a reunião sem procrastinações ou afastamento do tema principal do grupo.
Te ajudamos?
Essas foram algumas das dicas para tornar seu negócio mais prático. As dicas foram úteis para você? Tem alguma observação a ser feita? Então deixe sua opinião nos comentários.
