Resumo: O GED é um software que digitaliza, proporciona acesso restrito, monitora acessos e garante segurança para documentos e arquivos importantes
Vários problemas podem acometer documentos como mofo, exposição a produtos químicos, fissuras no papel, exposição das informações a um público indevido, e até a perda completa do material.
A proteção de documentos ou arquivos importantes são fundamentais para garantir segurança à empresa e legitimidade diante de diversas questões burocráticas relacionadas ao negócio.
Embora muitos gestores se ocupem em gerar seguridade aos documentos a partir de boas práticas, como armazenamento em local seguro, identificação dos espaços de armazenado, todavia muitas dessas ações não são tão confiáveis.
Hoje há formas muito mais tecnológicas e modernas de proteger documentos tanto do seu conteúdo quanto da parte física.
Digitalize-os
O primeiro passo é a digitalização. Torne tudo digital a partir de uma boa scanner. Caso você não possua a máquina, o indicado é alugar pelo tempo que for necessário à sua empresa.
O custo sai muito mais barato e os equipamentos são modernos e práticos de serem usados.
Senha e acesso restrito
Com o arquivo agora digitalizado, todos os perigos de agressão do meio ambiente são minimizados, uma vez que não será necessário acessar o original para consulta de dados ou confirmação de informação.
Como informamos anteriormente hoje há softwares de GED – Gestão Eletrônica de Documentos – especializados em segurança de arquivos, cada um para demandas e bolsos diferentes.
Com ferramentas de GED você consegue criar senha e limitar os acessos aos materiais digitalizados protegendo o documento, além de monitorar quem está acessando e quando esse acesso está sendo feito.
Monitoramento de acessos
O GED garante não só proteção por senha, como fornece dados de visualização do arquivo. Os gestores das empresas podem, portanto, monitorar à distância e acessar o documento a qualquer hora de qualquer lugar.
Outra vantagem do GED é que ele permite arquivos de diferentes formatos e tamanhos. Portanto, não só documentos sigilosos podem ser protegidos, como também notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, etc.
Também não há limite para a quantidade de arquivos, o que permite a empresa se livrar da papelada e do excesso de espaço utilizado para ter mais organização e espaço livre dentro da empresa.
Como ter o GED na minha empresa?
O GED assim como aluguel de scanner é fornecido, geralmente, por empresas de outsourcing de impressão. São organizações voltadas para gerenciar e cuidar de todo o setor de cópias das empresas.
Além de tornar tudo mais prático, o serviço de outsourcing pode trazer reduções de gastos de até 80%.
E o que fazer com os documentos físicos?
Há várias empresas responsáveis pelo armazenamento destes materiais, com meios tecnológicos e de alta segurança que protegem arquivo por arquivo. Elas são conhecidas como empresas de armazenamento de documentos.
