Você já deve ter passado pela situação, assim como milhares de brasileiros, de desejar muito consumir um produto, mas por saber o quanto aquela empresa é desorganizada e não cumpre prazos, acabou desistindo.
É aquele tempo que você perdeu mandando mensagem no whatsApp e a marca não te deu atenção ou a encomenda que você fez chegou horas depois do combinado.
Empresas deixam de crescer ou até mesmo perdem clientes por serem desorganizadas.
Talvez o que estamos exemplificando acima seja justamente uma situação comum do seu negócio. A desorganização é coisa séria e pode te levar a ruína.
Descubra o que você pode fazer para mudar ou melhorar ainda mais a sua empresa.
1- Estabeleça as prioridades!
Sabe quando você faz tudo e nada ao mesmo tempo? Isso acontece por não ter prioridades bem estabelecidas. Pontue a lista de atividades mais importantes, concentre-se nelas e depois migre para outras ações.
O mais importante é começar e terminar uma tarefa. O reconhecimento do que é prioritário pode ser registrado para ser demandado na sua empresa como as atividades que precisam ser concluídas e que carecem de urgência em ser executadas.
Dessa forma, você garante que o mais importante não será esquecido ou deixado para trás.
2- Estabeleça processos
O estabelecimento de processos dão continuidade a dica anterior. Depois de organizar as prioridades, estipule a ordem que cada ação precisa ser feita. Não só a ordem, como o tempo de cada atividade.
Assim você tem uma visão geral do todo, tanto para ver o que pode ser aperfeiçoado, quanto o que pode ser retirado do sistema.
3- Tenha o espaço organizado
A organização de uma empresa começa em uma mesa de trabalho e se estende até uma sala de produtos de limpeza. O cérebro tende a funcionar melhor em ambientes organizados e limpos. É difícil ter uma empresa produtiva quando nada está em seu devido lugar.
Estipule lugares para armazenamento para os objetos necessários ao dia a dia da sua empresa. Assim fica fácil a manutenção da organização. Para facilitar ainda mais a organização, etiquete ou crie formas claras de identificação destes espaços e o que deve ser armazenado ali.
4- Fuja da papelada! Digitalize
O excesso de papeis colabora para a poluição visual, desorganização das informações e do ambiente. Digitalize o máximo de arquivos que puder. A digitalização ajudará na segurança do documento, como também permitirá que mais pessoas tenham acesso a informação ao mesmo tempo.
Hoje existem softwares específicos na proteção e gestão de documentos, como o GED. A ferramenta proporciona formas de proteção restringindo e controlando os acessos.
5 – Automatize
Esqueça aquela velha agenda de papel, hoje há inúmeros aplicativos de organização como o Trello que facilita o acompanhamento virtual das atividades e processos da equipe.
Outro exemplo, são aplicativos específicos de agendamento de posts nas redes sociais que tornam tudo mais eficiente e otimiza o tempo.
Há também softwares mais robustos em áreas específicas do seu negócio como no setor de cópias.
Basicamente há aplicativos para quase todo tipo de tarefa de gestão e organização. Veja quais são os seus maiores desafios e invista na automatização.
6- Controle a temporalidade de arquivos e documentos
A quantidade excessiva de arquivos impressos também pode estar ligados a contratos, contas, extratos antigos que não possuem mais nenhuma utilidade para a empresa.
Uma boa dica para evitar documentos desnecessários é armazená-los por datas. Assim evitará que você tenha que consultar arquivo por arquivo para fazer o descarte. Bastará apenas acessar a pasta do ano e fazer a análise ou até mesmo colocar lembretes de quando os arquivos poderão ser descartados.
7- Invista em uma boa comunicação
Outra causa da desorganização em empresas são as informações atravessadas ou confusas. Estabeleça canais específicos para comunicados ou transmissão de informações, como e-mails, mural digital, reuniões com gestores, grupos de avisos.
Os colaboradores precisam estar cientes de quando e como eles são informados dos principais avisos da empresa.
8- Estabeleça prazos e metas
Para evitar atrasos na entrega do produto e serviço, é essencial que os processos internos da empresa estejam bem organizados e sistematizados.
Para isso, é preciso ter prazos do cumprimento de cada atividade, como metas amplas de produtividade do negócio como um todo.
Lembre-se que as metas e prazo precisam ser factíveis. Forneça o que sua equipe precisa para produzir no tempo e da forma certa.
As metas e prazos também permitem que o funcionário veja para onde ele deve e precisa caminhar.
9- Dê autonomia e estabeleça atividades claras
É difícil uma empresa ser organizada, quando as atividades não são claras e objetivas. Sabe aquele colaborador faz tudo?
Esse colaborador pode acabar deixando passar uma atividade muito importante, por justamente não se sentir o responsável por ela, mas apenas um quebra galho.
É bom ter um funcionário versátil, mas uma empresa precisa ter clareza no desempenho das atividades.
Outro entrave da organização e do bom funcionamento é ter que acionar um gestor a todo tempo. Os liderados precisam de autonomia no desempenho das suas atividades. Das mais relevantes às atividades mais simples, todas precisam ter um responsável pelo cumprimento e entrega delas.
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