Procurado por quase todo tido de empresa, o GED é um sistema que gera rapidez e melhora a gestão de documentos das empresas, além de reduzir custos nos processos
O que é o GED?
A Gestão Eletrônica de Documentos conhecida pela sigla GED é uma tecnologia usada a partir de um software para processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos.
Embora ainda seja desconhecido por muitos empresários, o GED vem sendo utilizado e difundido no Brasil desde a década de 90. O sistema permite que os usuários acessem por uma intranet corporativa interna e externa.
O GED vem crescendo consideravelmente nos últimos anos devido à necessidade das organizações de gerenciarem os documentos e fortalecerem a Gestão do Conhecimento como um todo do negócio.
Além das finalidades descritas acima, o GED possui uma série de vantagens que auxiliam nos processos das empresas. Vejamos algumas delas.
Quais são os benefícios do GED?
Rapidez nos processos: A dificuldade de acesso a alguns arquivos gera morosidade em boa parte dos processos. Um bom exemplo é quando é necessário a confirmação de algum dado para o cumprimento de uma próxima etapa na empresa. Com a facilidade e agilidade de acesso às informações, a empresa ganha em produtividade, tendo em vista que o arquivo está a um clique de distância.
Economia de espaço: Sabe aquela empresa com pilhas e mais pilhas de documentos? Com o GED essa cena desaparece. Com a digitalização dos arquivos, muitos arquivos podem ser descartados melhorando o espaço e a organização da empresa.
Segurança dos documentos: Incêndio, umidade em excesso, ou fungos podem deteriorar ou danificar os arquivos. Com o GED há segurança e proteção dos documentos, tendo em vista que os materiais são salvos online.
Liberação de acesso: Outro ponto importante dessa tecnologia é a possibilidade de restringir ou permitir acesso apenas para as pessoas necessárias, o que evita que informações confidenciais ou restritas sejam acessadas por qualquer tipo de colaborador. Aumenta a segurança da empresa e proteção dos arquivos.
Monitoramento das informações: Com os arquivos impressos fica difícil saber quem acessou ou não o material. O que reduz a segurança e proteção das informações. Com o GED, você tem controle do número de vezes que as informações foram acessadas e por quem elas foram vistas. Essa funcionalidade garante confiabilidade e proteção ao seu negócio.
Acesso rápido: é importante frisar a facilidade e rapidez de acesso a qualquer tipo de informação. Todos os dados se encontram online, sendo possíveis de serem acessados a qualquer hora do dia ou lugar do planeta. Como dito ao início deste texto, sua emprega ganha em agilidade e organização.
Redução de custos: O GED permite que você reduza custos com equipe de recursos humanos, já que boa parte dos arquivos são acessados online. Além da diminuição de custos com impressão e cópias de arquivos. Tudo se torna mais moderno e digital.
Qual tipo de empresa precisa do GED?
Qualquer tipo de organização que disponha de uma quantidade considerável de documentos precisa da Gestão Eletrônica de Documentos.
O tamanho da empresa não interfere tanto na necessidade de dispor desse tipo de tecnologia, tanto grandes corporações quanto pequenas empresas podem usar o GED, a questão é o ramo de atuação do empreendimento.
Vejamos alguns exemplos de organizações precisam constantemente gerenciar documentos e arquivos importantes:
- Escolas,
- Escritórios de advocacia,
- Hospitais,
- Administradoras de condomínios,
- Assessorias de imprensa, entre outras
O interessante é que você perceba a necessidade do seu negócio hoje em relação a organização dos dados. A gestão do conhecimento é essencial para o bom crescimento das empresas, portanto o GED encaixa exatamente nessa necessidade dos negócios em gerenciar dados.
Qual é o custo do GED?
Há uma boa variação de preços no mercado. Portanto, o interessante é orçar com organizações de outsourcing de impressão, como a Copygreen, que oferecem esse tipo de serviço.
Muitas empresas inclusive oferecem descontos caso você adquira outros serviços no setor de impressões, como o outsourcing. Ele envolve diversos itens agregados, como:
- Locação de impressoras;
- Reposição de tinta e toner;
- Manutenção preventiva e pontual das máquinas;
- Destinação correta dos resíduos gerados no setor;
- Gestão de Bilhetagem, entre outros;
Como ter o GED no meu negócio?
Para ter essa tecnologia a serviço da sua empresa, basta adquirir o serviço com empresas relacionadas a gestão eletrônica.
Esse tipo de sistema é oferecido por organizações de outsourcing de impressão como a Copygreen, como também por empresas focadas na criação de sistemas online.
O processo, embora não seja tão simples, produz diversos benefícios para as empresas e é uma das etapas que as organizações precisam percorrer para se tornarem mais modernas e rápidas.
