Impressão gerenciada é um serviço que monitora e controla a quantidade de cópias das impressoras a partir de softwares e ferramentas criadas especialmente para o setor de impressão.
O serviço faz parte de uma série de outras atividades oferecidas pelo outsourcing de impressão. Caso você ainda não conheça o termo, outsourcing é na verdade uma forma de terceirização de atividades mais estratégicas da empresa.
No caso, o outsourcing de impressão é uma forma de terceirizar o setor de cópias, tornando-o mais prático, econômico e automatizado. A condução do setor passa a ser realizada por empresas focadas exclusivamente no setor de cópias.
O outsourcing chega a gerar economias consideráveis de até 80% dos custos. O outsourcing agrega:
- Gestão de cópias;
- Locação das máquinas;
- Reposição de tintas;
- Reposição de outros suprimentos da máquina;
- Consultoria especializada para escolha dos equipamentos;
- Destinação dos resíduos ligados à impressão;
- Manutenção pontual e preventiva das impressoras;
Como funciona a impressão gerenciada?
O serviço de impressão gerenciada começou a ser oferecido fora do Brasil com o nome MPS – Managed Printing Services. A atividade foi criada como uma forma de automatizar e controlar a quantidade de cópias de cada equipamento de impressão.
Os softwares são instalados tanto nas impressoras quanto nos computadores e permitem que o gestor tenha acesso a vários níveis de informações com precisão, como:
- Quantidade de cópias de cada impressora;
- Horário realizado na impressão;
- Máquina que foi utilizada para imprimir;
- Tipo de material que foi impresso;
Além disso é possível limitar a quantidade de cópias por equipamento e estabelecer um código de acesso que apenas os colaboradores autorizados poderão utilizar. Com todas essas facilidades, a empresa pode gerir o setor de forma mais estratégica simples e prática, evitando gastos desnecessários e criar metas mensais de impressões.
Outra ferramenta da impressão gerenciada é o GED, Gestão Eletrônica de Documentos.
Impressão Gerenciada em arquivos digitais
A principal função da GED é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos. A partir do sistema é possível contar com cada um dos documentos acessíveis a partir da digitalização e documentação dos arquivos.
Com a gestão eletrônica de documentos, cada um dos arquivos pode ser acessado em segundos e serem monitorados em relação ao uso dos colaboradores. As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo e existe a segurança em caso de violação.
Impressão gerenciada para grandes e pequenas empresas
Embora o serviço seja sofisticado e gere automação à empresa, a impressão gerenciada não possui um custo elevado, como muitos pensam. Na verdade, a atividade reduz gastos, uma vez que a gestão do setor de cópias realizada por empresas especializadas evita uso inadequado das máquinas, desperdícios em cópias e faz uso de impressoras modernas e novas, melhorando a eficiência da empresa.
Por todas essas razões, a impressão gerenciada é utilizada tanto em grandes quanto pequenas empresas. O serviço atente a contratos cuja locação se destina a apenas uma máquina de impressão, o que permite que pequenos negócios usufruam dessa atividade.
Escritórios, escolas, hospitais e nichos variados do mercado têm procurado esse serviço como um modo de facilitar e modernizar os processos de impressão.
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