Conheça 5 características de escritórios modernos e preparados para as novas tendências do mercado!

As mudanças no século XXI estão ocorrendo com muito mais rapidez que a décadas passadas. Enquanto as empresas mudavam a forma de trabalho ao longo de muitos anos, hoje os processos se modificam em um curto intervalo de tempo.

Todas essas mudanças têm alcançado os mais variados tipos de negócios, o que inclui também os escritórios. Embora, a ideia de alterar o que existe há tanto tempo possa parecer desconfortável, a verdade é que as mudanças apontam para a modernidade.

Por essa razão, para ter um escritório do futuro é preciso se preparar para o que é tendência e, em muitos lugares, já se tornou realidade.

1ª característica: Economia de espaço!

Com as aglomerações nos grandes centros urbanos, espaço é luxo.  Os escritórios do futuro são cada vez mais enxutos e com espaço limitado não só pelo elevado preço de locação, como também pela necessidade de otimização dos processos.

Livre-se da pilha de papéis, cabos de computadores, fios inutilizados, e revistas e jornais velhos. Uma boa solução é a locação de impressoras que possuam a funcionalidade de digitalização.

Os arquivos passam as ser eletrônicos, o que economiza espaço, facilita o acesso ao conteúdo e organiza as informações.  Faça uma limpa em todas as revistas e jornais antigos.

Hoje as notícias podem ser acessadas com muito mais rapidez e precisão pela internet, deixe apenas assinaturas de matérias realmente relevantes para seu escritório.

2ª característica: Uso de Coworking!

 

O coworking se tornou útil tanto para troca de informações entre empresas pequenas, quanto para uso de espaço para freelancers. Os custos são muito mais baixos e permite que profissionais freelancers possam trabalhar.

Isso ocorre também para grandes empresas que contratam colaboradores que atuam a distância. O coworking também pode ser utilizado para reuniões, treinamentos e cursos rápidos.

É importante frisar que as grandes corporações estão tentando replicar o mesmo ambiente livre e de conectividade dos coworkings em suas próprias sedes.

3ª característica: prática do Home Office

A perda de tempo no trânsito e uso de recursos desnecessários da empresa têm demonstrado que o trabalho home office é uma ótima opção para os escritórios.

Com a possibilidade das ferramentas de acesso a e-mails e plataformas institucionais permitem que o trabalho possa continuar formal e profissional, mesmo sendo executado à distância.

Para as empresas, o home office reduz custos com transporte, luz, internet e aluguel. Para o colaborador o home office traz conforto, praticidade e economia de tempo.

Um estudo realizado pelo “The Citrix Workplace of the Future” (o espaço de trabalho do futuro, em tradução livre) aponta que nos próximos anos 29% das pessoas não vão mais trabalhar em escritórios tradicionais.

Em vez disso, atuarão em localidades semi-permanentes, incluindo a própria casa (64%) e as instalações de clientes ou parceiros (50%).

Os aplicativos, ferramentas de automatização e a internet, permite que muitos trabalhos sejam executados de qualquer lugar do mundo. Ainda que a ideia de não ter mais que ir a um local para trabalhar soe um pouco estranha, ela já é realidade em diversos tipos de empresas e é uma forte tendência nos escritórios do futuro.

4ª características: utilização de espaços abertos

Esqueça aquela velha imagem de pequenos cubículos que faziam separações entre os colaboradores. O escritório do futuro se beneficia de espaços abertos aumentando o contato entre os participantes do grupo.

Essa mudança não é simplesmente para soar “moderna”, mas vários estudos comprovam que a interatividade e conexão entre os setores melhoram a produtividade e os resultados da empresa.

Um dos motivos é a troca de informação e a ideia do todo. Portanto, os funcionários deixam de atuar individualmente e passam a agir em conexão com os demais setores que envolvem a empresa.

5ª característica: Uso de ferramentas, aplicativos e muita tecnologia!

 Uma caraterística que todo mundo sabe que é realidade no mundo moderno é a rapidez. E para ganhar rapidez nos escritórios, é bastante necessário o uso de ferramentas de conferência, aplicativos para organização de tarefas, ferramentas de automação que permitem o controle e análise de dados, computadores mais modernos, entre tantos outros dispositivos que trazem agilidade à empresa.

Um escritório do futuro foca no que é realmente importante e automatiza o que é necessário. Muitas organizações visando esse modelo optam pelo outsourcing.

O outsourcing é a terceirização de algum setor da empresa para uma empresa especialista no assunto.

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