Ouviu falar que alugar impressora pode ser uma boa para o seu negócio? Mas como funciona, fica mais barato que a compra dos equipamentos? Quais são os processos da locação? Para descobrir essas e outras respostas fique ligado no nosso artigo.

 

A necessidade de redução de gastos das empresas como também o interesse por máquinas de impressão de alta performance são algumas das principais razões da existência do serviço de locação de equipamentos de impressão.

O aluguel de impressoras funciona basicamente como um contrato de locação de impressora por um determinado período de tempo. Neste processo o número de impressões é gerenciado à distância pela empresa contratante.

Vale destacar que há duas formas de locar a impressora e que muitas vezes pode ser confundido pelas organizações. Existe a possibilidade de locação e também do outsourcing de impressões.

O que muda nestes dois serviços? É melhor alugar a impressora ou adquirir o outsourcing para o meu negócio? O que sai mais barato? Abaixo explicaremos cada um deles e qual é mais vantajoso para sua empresa.

Aluguel é diferente de outsourcing?

Para entender claramente a diferença entre o aluguel e o outsourcing iremos ilustrar com o exemplo muito conhecido de transporte: o Uber.

No Uber você não apenas dispõe do carro, como também do motorista e dos benefícios agregados, como combustível, ar condicionado, água mineral. Todas essas benfeitorias ficam a cargo do condutor.

Já na locação do carro, você conta somente com o automóvel. Você terá que arcar com o abastecimento, seguro e será o responsável pela condução do veículo.

O outsourcing de impressão é uma espécie de “uber das impressoras”. Você usufrui não apenas do aluguel das máquinas de alta qualidade, mas também com:

  • Manutenção dos equipamentos de impressão;
  • Reabastecimento dos suprimentos (toner, tintas, cera, etiquetas);
  • Manutenção das peças das impressoras;
  • Destinação ambientalmente correta dos resíduos;

Outro serviço que pode ser agregado no outsourcing de impressão é a Gestão Eletrônica de Documentos. Conhecido como GED, a principal função do serviço é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos, na rede da empresa. Este serviço é muito comum para organizações que precisam arquivar documentos importantes e de caráter público e/ou auditável durante muitos anos, como por exemplo: prontuários médicos.

E o aluguel de impressoras?

Já o aluguel de impressora propriamente dito contempla apenas a locação do equipamento de impressão. Todos os outros serviços ficam a cargo do cliente.

Em muitos casos o aluguel não resolve o problema da empresa em relação a impressão, já que gerir os equipamentos no que tange a manutenção e reabastecimento pode além de pesar no bolso, reduzir a rentabilidade do negócio.

Esta breve explanação objetiva somente esclarecer o que de fato se referem os dois conceitos, mas no mercado muitas pessoas erroneamente referem-se ao outsourcing de impressão como aluguel de impressoras

Portanto para fins comuns, neste artigo continuaremos usando a terminologia aluguel de impressoras, todavia para referir-se a outsourcing de impressão, como é conhecido popularmente.

Quais são os benefícios de terceirizar equipamentos de impressão?

No caso das impressões, alugar traz muito mais vantagens econômicas para a empresa que adquirir a impressora!

Para você entender por que fizemos essa afirmação de forma tão enfática, citaremos abaixo alguns pontos positivos deste serviço.

1 – Redução de despesas com a aquisição dos equipamentos.

Adquirir máquina de impressão de qualidade exige um investimento muito alto para as empresas, principalmente aquelas que utilizam diariamente os equipamentos e precisam de várias impressoras no ambiente de trabalho.

Com o aluguel, é possível utilizar equipamentos profissionais, sem arcar com o custo da compra.

2 – Evita gastos com manutenção.

Outro gasto elevado que os empresários podem ter no dia a dia da empresa é com a manutenção. Pelo uso incorreto ou constante dos aparelhos, é comum que haja problemas na hora de imprimir, e o profissão de manutenção pode sair mais caro que o planejado.

Com o outsourcing de impressão a manutenção fica a cargo da empresa contratada. As organizações realizam tanto a manutenção preventiva quanto as de urgência.

3 – Sem preocupação com a reposição dos suprimentos das máquinas.

Essa vantagem é sem sombra de dúvidas um dos pontos mais favoráveis do outsourcing de impressão.

Todo suprimento das impressoras tanto em relação a tintas e tonner quanto a reposição de peças é responsabilidade da empresa de outsourcing de impressão.

Há também outros pontos favoráveis como melhora da rentabilidade da empresa, e foco nas devidas atividades dos colaboradores, que não precisam buscar a tratativa do problema da impressora e sim, apenas abrir o chamado técnico! Para se ter uma ideia, é possível economizar até 80% dos gastos com impressões, conforme destaca uma das empresas pioneiras do mercado, a Copygreen Outsourcing.

ATENÇÃO! É importante deixar claro que seu empreendimento precisa ter um número de cópias mensal superior ou igual a 500 impressões, caso seu negócio tenha uma taxa menor, sugerimos a aquisição da impressora, para os perfis de usuários que não possuem dificuldades no manuseio das máquinas e suprimentos

Como funciona o processo de aluguel de impressoras?

O processo de contratação deste serviços é simples, rápido e prático. Em organizações onde o processo é menos complexo, pode durar apenas dois dias desde o primeiro contato até a instalação final das impressoras.

Em resumo, a locação se divide em três etapas:

1ª etapa: Diagnóstico

O diagnóstico pode ser realizado presencialmente ou com apenas uma ligação telefônica. Essa etapa consiste na identificação das principais necessidades da empresa em relação a impressão.

2ª etapa: Instalação

Após o diagnóstico, a empresa recebe uma proposta indicando as impressoras mais adequadas à necessidade do negócio. Após a sugestão aceita, inicia-se o processo rápido de instalação dos sistemas e das máquinas de impressões.

3ª Etapa: Treinamento

Em situações onde os equipamentos de impressão são mais robustos, é realizado um treinamento de uso junto aos funcionários que irão operar as máquinas.

Em casos mais simples, as orientações são repassadas à equipe seja por e-mail, pela oralidade, ou por materiais afixados próximos aos locais de impressão.

 

Pronto! Agora que você já sabe como reduzir gastos com equipamentos de impressão, entre em contato com a Copygreen pelo telefone (31) 2511-2510 e descubra como a locação pode facilitar o dia a dia da sua empresa.

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