Aprenda dicas úteis que ajudam a economizar espaço e dinheiro!

Montar o próprio escritório não é nenhum bicho de sete cabeças, mas antes de pensar em abrir as portas é preciso que algumas questões já estejam alinhadas e bem claras.

O que isso significa? Você precisa saber qual é o seu público de interesse e qual o principal objetivo do seu escritório. Definições como essas irão lhe auxiliar a estruturar o negócio de forma mais assertiva.

Tendo em vista que toda a estrutura do escritório será pensada de acordo com as tarefas que serão desenvolvidas no espaço.

Portanto, vamos aos principais pontos que você deve estar atento para iniciar seu escritório sem gastar muito e com a praticidade que ele precisa.

Cuidado com a localização!

Não adianta economizar com locações de espaço muito baratas se o lugar é “fora de mão” para os seus clientes.

Pense em qual é o seu público e onde ele está concentrado. É nesta região que você deverá se estabelecer. Obviamente essa questão só é importante se há uma necessidade frequente de encontros com os clientes.

Mas você pode questionar que nos centros urbanos os preços também são mais salgados. Para essa questão temos uma dica muito válida, os coworkings.

O coworking proporciona um preço muito abaixo do mercado comparado a um aluguel tradicional e oferece uma excelente localização. Neste tipo de espaço há ainda a possibilidade de trocas de experiências com outras empresas.

Todavia, se espaços compartilhados não são uma boa para o seu negócio, é possível locar salas menores e utilizar estratégias inteligentes que economizam espaço. Logo abaixo informaremos algumas destas dicas.

Importante! Uma dica importante para aquelas empresas que podem ser desenvolvidas em qualquer lugar do mundo, é o uso do homeworking. Essa possibilidade vem crescendo cada vez mais e traz diversos benefícios como economia de tempo, redução de custos com transporte, praticidade, entre tantos outros.

Verifique a Iluminação do espaço

Trabalhar longas horas do dia exigem um ambiente bem iluminado. Por isso, prefira locais com iluminação natural. Além de reduzir custos com luz artificial, traz mais frescor aos colaboradores e torna o escritório mais agradável.

Todavia, ainda que a luz natural seja a mais adequada, esteja atento na disposição dos móveis e da iluminação para não ocorrer reflexos nos computadores ou excesso de calor devido aos raios solares.

Uma dica para locais mais escuros é o uso de paredes brancas que ajudam a propagar a luz.

Tanto as paredes mais claras quanto a iluminação natural irão te ajudar a economizar custos.

Cuidado com cores escuras, elas dão a sensação de cansaço e lentidão. Se for optar por cores vivas, escolha cores que estimulam a criatividade e a atenção como o amarelo.

Economize alugando máquinas

Uma dica muito importante para montar um escritório com baixo custo é locar os equipamentos eletrônicos. É muito mais barato alugar computadores, impressoras, a comprar as máquinas.

Algumas empresas proporcionam redução de custos de até 80%, como no outsourcing de impressão. O outsourcing além de reduzir custos com a aquisição dos equipamentos ainda oferece outros serviços como manutenção dos aparelhos, reposição de suprimentos, entre outros serviços.

Dessa forma, você passa a ter profissionais terceirizados, o que evita custos com contratação de equipe, como TI.

Utilize o espaço de forma inteligente!

Tenha em mente que o espaço de 10m² a 15m² são referências como o ideal para escritórios individuais e fechados. Então, se você está abrindo uma empresa sozinho, essa metragem é ideal para trabalhar certo conforto.

Esse ambiente permite ter um bom espaço para mobiliário e atender clientes sem ter que se apertar.

Em ambientes abertos, vai depender muito do seu layout e da quantidade de pessoas que você emprega. Normalmente são separados espaços de 5m² em mesas compartilhadas junto com um amplo espaço de circulação.

Agora como sabemos que quanto maior o local mais caro é o aluguel, há algumas dicas válidas para você ganhar espaço, mesmo em locais menores.

Prateleiras: O uso de prateleiras facilita a organização dos materiais e economiza espaços horizontais. Entretanto, cuidado para o uso deste recurso em excesso.

É necessário ter pequenos espaços vazios para não poluir o ambiente e dar descanso aos olhos. Portanto, use prateleiras, mas com cautela.

Use o espaço vertical: As paredes são uma forma muito útil para você ganhar espaço no escritório. Você pode utilizá-la com quadro de recados, informações importantes, guardar materiais de uso diário, etc.

Descarte a papelada: Em ambientes de escritórios é comum o acúmulo de papéis e arquivos. Tente digitalizar o máximo de materiais que conseguir. Esse recurso facilitará o acesso à informação e lhe economizará muito espaço.

Organizadores facilitam tudo! Organizadores são excelentes. Canetas, pastas e livros espalhados dão a sensação e ambiente cheio e dificultam a produtividade no ambiente de trabalho.

Tenha organizadores para papéis, canetas, livros, objetos de papelaria e o que mais julgar necessário.

Fala para gente!

Gostou das dicas? Tem mais alguma outra sugestão valiosa para os escritórios? Conta para gente nos comentários. Sua opinião é muito importante para gente.