Entenda como uma das empresas mineiras melhorou o processo de impressão e ainda diminuiu os custos adotando o serviço de outsourcing da Copygreen
Um dos benefícios mais conhecidos do outsourcing é a redução de custos. Empresas especializadas no setor como a Copygreen chegam a gerar até 90% de economia para clientes no âmbito das cópias.
Segundo o CEO da empresa mineira, Leonardo Pedroza, a diferença de economia entre uma empresa e outra está atrelada as práticas que ela adotava e a mudança no departamento de impressões gerado pelo serviço terceirizado.
“Muitas empresas não conhecem muito bem como funciona as impressoras e por isso acabam arcando com equipamentos com custos operacionais muito elevados, como cartuchos e toners de preço pouco interessante e de manutenção cara. Muitas vezes o equipamento de impressão possui preço atrativo para a compra, mas arcar com as despesas altas provenientes destes insumos, muitas vezes deixa o usuário surpreso e descontente”, comenta.
Outro fator que colabora para o gasto elevado das organizações é a manutenção dos aparelhos. “Esse é um serviço muito caro e quando o uso ocorre sem orientações ou as máquinas são antigas, acaba gerando muitos chamados, portanto além da inutilização dos equipamentos, aumenta o gasto com o setor de impressões”, explica Pedroza.
Todos os problemas apontados acima não ocorrem no outsourcing de impressão, já que o serviço envolve a locação das máquinas de última geração, manutenção, reposição de tintas, manutenção pontual e preventiva das impressoras.
Para entender melhor a redução de gastos gerada pelo outsourcing de impressão, vejamos o caso de sucesso da AMAGIS – Associação dos Magistrados Mineiros, que chegou a reduzir mais de 60% dos custos.
Entenda como a AMAGIS reduziu mais de 60% dos gastos com impressão
Orientações e análises do projeto
Segundo o consultor da Copygreen Outsourcing, Matheus Sarmento, o primeiro passo que é feito, após a cotação de orçamento, é a análise da necessidade do setor de impressões das empresas.
“O cliente geralmente informa quantas máquinas eles precisam, e estudamos quais são os equipamentos mais indicados, para a necessidade diária da empresa. No caso da AMAGIS, trocamos todo o aparato de impressoras por máquinas mais modernas e eficientes”, explica Sarmento.
Automação das impressões
Outro fator muito importante, segundo Sarmento, é o controle das impressões. Muitas organizações acabam arcando com impressões indevidas e desperdícios de cópias. Um dos métodos que a Copygreen utiliza é a Bilhetagem, um sistema para monitorar, registrar e regular a quantidade de cópias impressas, que inclusive foi adotada na AMAGIS.
“O uso de software na AMAGIS contribuiu para registrar a quantidade de cópias impressas, além do mais o sistema fornece um código para imprimir, portanto os colaboradores possuem mais consciência na hora de usar a impressora o que ajuda a reduzir o número de cópias e ao mesmo tempo monitorar com o que a cota contratada está sendo gasta”, informa o consultor da Copygreen.
Rapidez e qualidade!
Como apontado no início deste texto por Leonardo Pedroza, um ponto importante para reduzir os custos é justamente trabalhar com impressoras de alta performance. Isso porque as máquinas imprimem mais rápido, geram menos serviços de manutenção e geralmente são mais econômicas.
Como o outsourcing faz a substituição dos aparelhos, é muito comum que o custo caia consideravelmente com impressões. Além de melhorar a impressão, aumenta a rapidez e qualidade nos materiais impressos.
Ótimo custo benefício
É importante frisar que um aspecto que é um dos mais importantes é justamente o processo de terceirização que o outsourcing fornece.
Neste sentido, a AMAGIS como outras organizações deixam de arcar com custos de profissionais de manutenção, compra de materiais como tinta e toner, e a aquisição dos aparelhos, que é um dos gastos mais elevados. Esse item faz o saldo dos gastos diminuírem consideravelmente.
O que a AMAGIS tem a dizer?
O gerente de TI da AMAGIS, Tarso Pribyl conta como foi o processo de outsourcing adquirido pela associação.
“Quando assumi o TI, vi que tinha um gasto operacional muito alto com impressoras. Estava dimensionado de forma errada, gastava-se muito com toner, papel e outros materiais. Fiz um levantamento no mercado com preço mais competitivo e cheguei a Copygreen e já no primeiro mês teve mais de 60%”
Destaca ainda o atendimento da empresa. “Está sendo muito bom nosso relacionamento com a Copygreen, e se temos algum problema somos atendidos prontamente. O benefício que é observado que não tem que preocupar com impressoras, quem tem que se preocupar é a Copygreen, então agora não preocupo com isso, foco mais em indicadores e tomada de decisões”, conta.
Faça você também o teste!
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