Descubra neste texto as respostas para as principais perguntas de empresas relacionadas ao serviço de aluguel de impressoras e outsourcing.
Aluguel de impressoras e outsourcing de impressão é a mesma coisa?
Não. O aluguel de impressoras envolve apenas a locação dos equipamentos de impressão, enquanto o outsourcing é um serviço mais completo, incluindo a terceirização estratégica do setor de impressão.
De forma geral, o outsourcing de impressão inclui os seguintes serviços:
- Locação de impressoras
- Manutenção preventiva e pontual das máquinas
- Reposição de tintas e toner
- Gerenciamento das impressões
- Destinação correta dos resíduos ligados ao setor
Importante: Muitas pessoas confundem os dois serviços e por isso, no mercado os termos são usados, muitas vezes, como sinônimos.
O que é outsourcing de impressão?
O outsourcing de impressão é a terceirização estratégica do setor de impressão. Portanto, envolve todos os serviços relacionados a impressora. As organizações deixam de se preocupar com tudo que envolve o processo, desde as máquinas, até o que será feito com o resíduo gerado pelas impressões.
O outsourcing de impressão permite que o processo fique automatizado, além de evitar gastos com desperdícios relacionados ao uso inadequado do papel e das impressoras.
Quais são as vantagens da contratação de aluguel ou do outsourcing de impressão?
O outsourcing tem crescido muito no Brasil, justamente pelas vantagens que o serviço proporciona as empresas. Seguem abaixo algumas delas:
- Redução de gastos;
- Comodidade
- Eficiência no setor
- Rapidez nos processos
- Redução nos desperdícios
- Destinação correta dos resíduos gerados no setor de impressões
Como funciona aluguel de impressoras ou outsourcing de impressão?
O processo de contratação deste serviços é simples, rápido e prático. Em organizações onde o processo é menos complexo, pode durar apenas dois dias desde o primeiro contato até a instalação final das impressoras.
Em resumo, a locação se divide em três etapas:
1ª etapa: Diagnóstico
O diagnóstico pode ser realizado presencialmente ou com apenas uma ligação telefônica. Essa etapa consiste na identificação das principais necessidades da empresa em relação a impressão.
2ª etapa: Instalação
Após o diagnóstico, a empresa recebe uma proposta indicando as impressoras mais adequadas à necessidade do negócio. Após a sugestão aceita, inicia-se o processo rápido de instalação dos sistemas e das máquinas de impressões.
3ª Etapa: Treinamento
Em situações onde os equipamentos de impressão são mais robustos, é realizado um treinamento de uso junto aos funcionários que irão operar as máquinas.
Em casos mais simples, as orientações são repassadas à equipe seja por e-mail, pela oralidade, ou por materiais afixados próximos aos locais de impressão.
É possível alugar qualquer tipo de impressoras?
Essa é uma pergunta complexa. Hoje empresas como a Copygreen, que contam com mais de 200 modelos de máquinas de impressão, portanto boa parte das impressoras disponíveis no mercado estão acessíveis em seu aparato para locação.
Entretanto, alguns aparelhos não são interessantes para locação, por apresentar um desempenho ruim, ou apresentar alto custo de operação e baixo retorno. Neste caso, algumas máquinas não são utilizadas, todavia
É importante frisar que organizações de outsourcing oferecem um serviço personalizado para as empresas, justamente para suprir as necessidades específicas do negócio.
Portanto, o atendimento é realizado junto ao ciente para atender as exigências quanto a impressão, multifuncionalidade, formato, tipologia, gramatura, dentre outras especificidades da empresa.
Empresas de outsourcing de impressão contam com impressoras de diversos modelos como Laser Color e Laser P&B; Jato de Tinta Colorida; Cera para exames clínicos; Térmica para impressão de etiquetas e cupom não fiscal; Magnética para impressão de crachás e identificação; entre outras.
Quais são os custos médios das impressoras?
Para você ter uma visão geral de como funciona o outsourcing de impressão, é preciso saber que é possível locar de duas formas:
Página impressa: quando o cliente paga apenas pela quantidade de cópias que será utilizada no dia a dia da empresa. Neste caso, a impressora poderá ser paga a parte e não vem inclusa no pacote mensal.
Franquia: neste formato a organização escolhe um valor de cópias fixo como por exemplo 1.000 cópias. Caso ela ultrapasse essa cota, o número de páginas adicionais será pago a parte com um custo já estipulado por contrato. Neste caso, o valor da impressora e das cópias são afixados em um único pacote. Geralmente o custo benefício é melhor para as empresas que optam pela franquia.
Tendo em vista as questões abordadas acima, vamos agora aos valores médios de locação:
Laser PB: Locação de impressora, média de R$150,00 de locação e R$0,04 a página.
Laser Color: Média de R$ 450,00 de locação e R$0,05 página P&B e R$0,25 por página Color.
Jato de tinta: Cerca de R$ 150,00 de locação e R$0,15 por página.
O que vou fazer com as impressoras antigas da minha empresa?
Essa é uma pergunta bastante realizada pelos clientes. Existem dois processos que podem ser realizados.
Utilização das máquinas pela empresa de outsourcing: Caso as máquinas sejam novas e possuam qualidade de operação, elas podem ser aproveitadas pela empresa de outsourcing. Neste sentido, há um desconto no contrato pelo uso da impressora do cliente
Venda dos equipamentos: Todavia, o que ocorre, muitas vezes, é que as impressoras são antigas ou não estão em bom estado, uma vez que as empresas de outsourcing usam aparelhos de última geração. Neste caso, o melhor é vender as impressoras e reinvestir o valor em outsourcing.
Qualquer empresa pode locar impressoras?
Sim. Desde uma grande corporação até uma microempresa. A principal questão que precisa ser avaliada é a quantidade de cópias impressas mensalmente. Esse quesito é inclusive uma dúvida que as empresas possuem por não ter um controle do que é impresso costumeiramente.
Os consultores da Copygreen auxiliam nesse processo de análise da quantidade cópias diárias e ainda monitoram os números.
De forma geral, é relevante contratar uma empresa de outsourcing se o número de cópia superar 500 por mês. Uma quantia inferior a essa, é melhor adquirir os equipamentos de impressão.
Qual é o prazo mínimo de contrato de aluguel de impressoras?
Esse prazo pode mudar de empresa para empresa, mas no geral é de no mínimo 12 meses.
