Locar impressoras, digitalizar documentos, reutilizar folhas são apenas algumas das orientações de especialistas em impressão para as empresas reduzirem custos. Quer saber mais? Leia texto completo.
É difícil pensar em um escritório sem uma impressora compondo o ambiente. A impressão de documentos, processos e outros arquivos importantes faz parte da rotina diária desse tipo de empresa.
Por essa razão, os custos com cópias são bastante elevados quando comparado a outras organizações. Talvez você imagine que a cópia é bastante em conta, se pensarmos em outros gastos que geralmente o negócio exige, como aluguel, custo com colaboradores, transporte e etc.
Todavia, o que muitos empresários ignoram, não é apenas o custo do papel, mas todos os outros valores relacionados ao setor de impressões, como:
- Manutenção das impressoras;
- Custo da aquisição das máquinas;
- Valor gasto nas tintas de recarga;
- Reposição de peças das impressoras, e etc;
Desse modo, quando você coloca tudo na ponta do lápis, o preço sobe consideravelmente.
Para te ajudar a reduzir custos como esses de impressão, informaremos algumas dicas produzidas por especialistas do ramo para te ajudar a economizar com cópias e reinvestir os valores em outros setores do seu negócio, como por exemplo no marketing.
1ª dica: Faça o monitoramento dos custos
Se você quer saber para onde o seu dinheiro tá indo, o primeiro passo é registrar tudo que é gasto com ele. Portanto, isso vale também para o setor de impressões.
É necessário saber qual o custo que cada cópia sai para sua empresa. Mas como saber esse dado? Fazer uma lista com o custo de cada item que é comprado?
Não é preciso se desgastar tanto. Hoje há softwares de monitoramento como a gestão de bilhetagem da Copygreen.
O programa consegue monitorar diversos dados referentes ao uso da impressora. Como número de cópias impressas, finalidades da impressão, origem da impressão, entre tantos outros. Portanto, o programa identifica, quem usou, para quê e quantas vezes foi utilizado.
É possível adaptar a ferramenta para a necessidade específica da sua empresa, Portanto, você pode decidir quais informações são mais relevantes para serem coletadas.
A bilhetagem é importante para a redução de custos, porque uma das principais origens dos desperdícios é a falta de monitoramento.
2ª dica: Faça palestras educativas
Criar uma cultura no ambiente de trabalho não é nada fácil. A informação precisa ser reforçada com frequência e de diversas formas possíveis. Palestras educativas sobre sustentabilidade são essenciais para criar uma conscientização nos colaboradores sobre a importância da economia e reutilização das folhas na hora da impressão.
Muitas empresas cometem o erro de realizar palestras educativas ocasionalmente. Uma dica importante é que haja uma certa frequência na divulgação e reafirmação do conteúdo para fixação dos colaboradores.
Portanto, para reduzir custos com impressão, divulgue por meio de palestras incentivos a reutilização de materiais e redução das cópias.
Faça quantas vezes for necessária, claro sem deixar de lado a criatividade e a coesão do conteúdo.
3ª dica: Digitalize documentos e arquivos importantes!
Se você quer reduzir gastos com impressão, seu escritório precisa digitalizar arquivos e documentos. Ao invés de recorrer a cópias, faça o envio online do arquivo.
Esse processo pode ser realizado por um serviço conhecido como Gestão Eletrônica de documentos. Além do benefício de tornar seu arquivo online, o sistema proporciona:
- Arquivamento dos documentos;
- Monitoramento de acessos;
- Restrição de acessos;
- Proteção dos arquivos;
4ª dica: Estabeleça metas!
Com a utilização da gestão de bilhetagem, seu negócio consegue avaliar quantas cópias são impressas mensalmente e por quais setores esses gastos ocorrem.
Uma forma interessante para reduzir custos de impressão no seu escritório, é estabelecer metas de acordo com os dados coletados. Com cotas de uso, surge uma conscientização e uso das impressoras!
5ª dica: Reutilize sempre!
Além da velha dica de usar o verso das folhas, procure imprimir apenas o necessário. Escritórios acabam imprimindo todo o processo jurídico, quando na verdade, apenas algumas páginas são necessárias.
É bom afixar no seu ambiente de trabalho perguntas como essas:
- Preciso imprimir tudo isso?
- Poderia enviar esse arquivo online?
- Posso usar o verso da folha?
- Posso imprimir esse arquivo P&B?
- Posso reduzir o tamanho da imagem a ser impressa?
Refletir sobre as questões citadas acima irão auxiliar sua equipe na redução de custos. Geralmente essas perguntas são prendidas próximo às impressoras.
6ª dica: Seja mais digital!
Para economizar com o setor de impressões, outra dica útil é evitar o quanto possível as impressões. Como? Sendo digital. Procure enviar e receber arquivos digitais a imprimir os materiais.
Crie na sua empresa uma cultura de uso de e-mails, envio de arquivos por dropbox entre outras ferramentas que possibilitam que o arquivo seja acessado pela internet.
7ª dicas: Alugue ao invés de comprar impressoras
Você sabia que para a maioria das empresas é melhor alugar a comprar equipamentos de impressão? É mais vantajoso pelo custo do aluguel ser muito mais barato que a compra.
Além de outros fatores, já que a locação possibilita o uso de máquinas mais modernas e rápidas.
Esse serviço geralmente é fornecido por empresas de outsourcing que além da locação, fornecem consultoria para os clientes para a escolha mais assertiva das impressoras.
8ª dica: Adquira o serviço de outsourcing na sua empresa!
A nossa última e mais importante orientação é a aquisição de serviços de outsourcing de impressão. Você não sabe o que é?
O outsourcing de impressão envolve a terceirização completa do setor de impressões incluindo desde a locação das máquinas até o monitoramento das cópias.
Com esse tipo de serviço, as empresas chegam a reduzir até 80% com custos de impressões. Com apenas essa dica, boa parte de todas as outras orientações são agregadas.
Fala para gente!
Tem outra dica importante para reduzir custos com impressões? Ficou com alguma dúvida? Deixe nos comentários, sua opinião é muito importante para nossa equipe
