Resumo: boas práticas aliadas ao outsourcing de impressão agregam manutenção preventiva, reposição de suprimentos, redução de custos no setor de cópias e comodidade para dedicar a outras áreas da empresa
Ninguém lembra da impressora até ela apresentar a primeira falha. O problema é que o defeito acontece justamente durante a impressão de um documento importante. Essa situação é muito comum na rotina das empresas.
A questão é que, embora o problema aconteça com frequência, no mercado há uma série de dificuldades, que tornam uma falha, aparentemente simples, uma grande dor de cabeça. A primeira dificuldade é justamente o valor elevado de manutenção.
Serviço de manutenção caro
Geralmente as impressoras são antigas e, por isso, algumas peças são mais difíceis de encontrar ou foi agregado com outros defeitos da máquina que tornam o custo da manutenção caro quando comparado ao valor do equipamento.
Não apenas isso, como também o custo normal do profissional de manutenção. O valor da hora é alto. Com gastos expressivos em uma simples manutenção de impressora, muito empresário fica na dúvida se realmente vale a pena o concerto ou é melhor uma máquina nova.
Falta de profissionais do setor
Além do preço salgado da manutenção, os profissionais desse seguimento são escassos. É difícil encontrar empresas focadas exclusivamente na manutenção de impressoras. Por essa razão, muitas vezes as impressoras ficam inutilizadas em um canto da sala ou a empresa tem que aguardar muito tempo para resolver o problema.
Alto custo dos suprimentos
Outra situação que faz as impressoras pararem é a falta de suprimentos. Nem todo mundo tem facilidade para manusear ou adquirir corretamente os novos cartuchos ou toners da impressora. Além da dificuldade de fazer a recarga de forma certa, ainda há o preço salgado da tinta.
Em pó ou líquida, o preço da tinta pode ficar puxado, lembrando que a frequência de reposição é alta na maioria dos escritórios.
Todos esses fatores somados à falta de tempo dos gestores tornam, muitas vezes, o setor de cópias um problema recorrente na rotina das empresas.
Mas como resolver a questão? Abaixo indicaremos uma série de orientações que já são realidade em muitas empresas brasileiras.
Como resolver definitivamente as falhas na impressora?
Possua bons hábitos
Antes de mais nada, tenha bons hábitos! Você sabia que um dos problemas que mais gera erro na impressão é a falta de limpeza? A poeira acumulada pode danificar peças internas, como externas. Deve se evitar a sujeira, como também a limpeza realizada de forma inadequada.
A melhor forma é limpar a parte externa é com pano seco ou levemente húmido, já as peças internas, o aconselhado é deixar para os profissionais da área.
Outro bom hábito é o uso frequente da impressora. Não deixe seu equipamento inutilizado por muito tempo. O aconselhado é imprimir entre três a quatro vezes por semana. Por fim, saiba que as impressora antigas ou ultrapassadas tendem a apresentar mais falhas. Invista no seu acervo de impressoras trocando algumas máquinas por equipamentos mais novos.
Todas essas orientações ajudarão a reduzir problemas na impressora, mas é comum que o equipamento apresente uma falha ou outra, para isso temos uma sugestão de solução permanente que é o outsourcing de impressão.
Tenha apoio profissional
O fato é que os gestores precisam ocupar sua rotina com questões mais estratégicas da empresa que resolver problemas com o setor de cópias. O que muitas organizações têm feito tanto para economizar dinheiro quanto para ganhar tempo é a contratação do outsourcing de impressão.
O serviço resolve todas as questões ligadas a impressão. Uma solução prática que essa atividade traz é a manutenção preventiva de todos os aparelhos.
Manutenção preventiva
A vantagem da manutenção preventiva oferecida pelo outsourcing é que ela resolve o problema antes dele acontecer. As máquinas têm as peças trocadas e revisadas para evitar ao máximo erros durante o funcionamento.
Essa ação evita perda de tempo e interrupções da rotina das empresas. Outro ponto favorável é que mesmo que ocorra uma falha, a manutenção é realizada em menos de 24h.
Reposição de suprimentos antes de acabar
Assim como a manutenção, a reposição de tinta também é feita de forma preventiva. O objetivo é que as impressoras estejam em bom funcionamento e possam ser operadas constantemente.
Outros benefícios que o outsorcing de impressão agrega são:
– Locação de impressoras modernas e de última geração;
– Gerenciamento de cópias, evitando desperdícios e controle de impressão;
– Destinação ambientalmente correta dos resíduos gerados pela impressora;
Reduzindo custos e resolvendo o problema das falhas!
Por fim e não menos importante, um dos grandes atrativos do outsourcing é a economia gerada no setor de cópias. Chega-se a reduzir gastos em até 80%. Com as boas práticas e o gerenciamento inteligente da impressão, o serviço gera comodidade e ainda te faz gastar menos.
