Fique atento às dicas de profissionais de impressão para reduzir drasticamente gastos com manutenção de impressoras e melhorar o rendimento dos equipamentos
Problemas com a impressora? Você não está sozinho nessa. Falhas no equipamento de impressão ocorrem com muita frequência e são uma enorme dor de cabeça para as empresas.
O problema está relacionado não apenas ao custo elevado com a manutenção do aparelho, mas por todos os outros danos gerados ao negócio devido à paralisação da impressora, como:
- Lentidão dos processos;
- Interrupção de atividades;
- Atrasos nas entregas de serviços ou produtos;
- Redução da qualidade e rapidez do empreendimento;
Por todas essas razões, o funcionamento adequado da impressora, é essencial para a boa gestão das organizações. Mas como reduzir os custos da manutenção? Como evitar que a impressora necessite com frequência de intervenções de um profissional?
Para te ajudar a reduzir custos com manutenção da impressora, temos algumas instruções relevantes feitas por especialistas no ramo da impressão.
1ª dica: Escolha a impressora correta para sua empresa!
Um dos fatores responsáveis pela necessidade excessiva de manutenção das impressoras é a escolha incorreta da máquina. Quando o aparelho não é o ideal para a rotina diária da empresa, acaba-se desgastando a máquina e gerando pedidos além do normal de manutenção.
Esse erro ocorre principalmente em pequenas empresas onde falta um especialista da área para escolher os aparelhos corretos.
Uma solução prática para te ajudar a escolher a impressora ideal, é começar a entender quais são as reais demandas relacionadas à impressão.
Para isso, faça uma lista simples respondendo algumas perguntas:
– Qual a média de impressão mês da minha empresa?
– Qual é o tipo de material que minha empresa mais imprime? A4, A3?
– A impressão geralmente é colorida ou preto e branco?
– Preciso apenas imprimir ou é necessário cópias e scanner também?
Com algumas perguntas simples como essas, você chegará as especificidades da máquina para o seu negócio. A partir de então, basta apenas pesquisar os principais modelos e suas características e ver qual se encaixa à sua lista.
Outra dica útil é contar com ajuda de um especialista na área. As empresas de outsourcing disponibilizam aos clientes, consultores que auxiliam na escolha da impressora mais adequada às necessidades da empresa.
2ª dica: Faça manutenção preventiva
Outro método simples para reduzir gastos com manutenção é realizar a manutenção preventiva. O custo é muito menor que de uma manutenção urgente e impede que seu aparelho pare de funcionar em momentos indevidos.
Com o serviço de outsourcing de impressão esse tipo de trabalho já é incluso. Portanto, evita-se gastos extras e tem a comodidade de saber que sua impressora terá a manutenção feita no prazo certo, sem atrapalhar o funcionamento da sua empresa.
3ª dica: Cuidado com recargas de toners em locais não autorizados
A respeito deste aspecto, há várias questões que precisam ser observadas. Primeiro que o toner ou o cartucho da sua impressora precisa ser reabastecido nos prazos corretos.
Tendo em vista, que o ressecamento da tinta pode gerar danos à impressora, provocando novamente custos extras com manutenção.
O segundo ponto é que você deve procurar locais reconhecidos no mercado para fazer a recarga de tinta das impressoras. Em espaços clandestinos, o processo pode ser feito incorretamente gerando estragos a impressora e, por isso, mais manutenções, ou até a perda do equipamento.
Mas como saber se a empresa de recargas é confiável?
Uma dica importante é averiguar se o estabelecimento fornece garantia na recarga. Essa simples avaliação lhe dará seguridade do serviço.
Outro item a ser observado é atentar há quantos anos o local existe. Experiência traz confiabilidade e demonstra que a empresa é idônea.
Por fim, a dica é pesquisar nos sites de reclamação. Se a empresa presta um serviço ruim, é fácil descobrir as queixas pela internet.
Frisamos também que outra ação valiosa para confiar que a recarga de tintas está sendo feito da forma correta é pelo outsourcing de impressão.
Neste serviço, a recarga é toda realizada e garantida pela empresa contratada, o que evita trabalhos de manutenção, uma vez que os profissionais envolvidos são especialistas no assunto.
4º dica: Opte pelo serviço de outsourcing de impressão
Um método interessante e muito procurado pelas empresas de SP, Rio e Minas é justamente a escolha pelo outsourcing de impressão. O serviço é, de certa forma, a terceirização de todo o setor de cópias.
Com o outsourcing, você não apenas se livra dos custos de manutenção, como entrega todos os outros serviços que envolve a impressão como, recarga de tinta, escolha dos aparelhos de impressão, gerenciamento das impressões, à empresa contratada.
Mas se você pensa que talvez o outsourcing pode apresentar um custo elevado, está completamente equivocado. O serviço leva a redução de gastos em até 80%.
Faça o teste preenchendo o FORMULÁRIO da Copygreen. Compare os custos e veja como é simples ter o serviço na sua empresa.
5ª dica: Não deixe o equipamento muito tempo parado!
Por fim, e não menos importante informamos a última dica para reduzir custos de manutenção. Não deixar sua impressora parada por muito tempo.
Assim como outros aparelhos, é necessário usar com certa frequência a impressora para que nenhum dos seus aparatos enferruje ou fique subutilizado.
Uma média recomendável de uso é de pelo menos 3 a 4 vezes por semana. Por isso, tenha o número de impressoras ideal para a rotina da sua empresa para que nenhuma máquina fique parada por tempo demais.
Fala para gente!
Gostou das dicas? Tem alguma informação para acrescentar? Diga nos comentários, sua opinião é muito importante para nós!
