A diferença principal entre os serviços está relacionada às atividades envolvidas que vão desde a simples locação da máquina até a gestão de cópias por softwares especializados. Para entender melhor, leia o artigo a seguir
Chegou a pensar que outsourcing de impressão e aluguel de impressoras eram a mesma coisa? Talvez você tenha confundido os serviços, porque no mercado é muito comum usar as duas expressões como sinônimas.
Entretanto, existe uma larga diferença entre outsourcing e aluguel de impressoras tanto nos ofícios agregados quanto no custo dos projetos.
Para entender melhor, acompanhe nosso artigo abaixo e veja as principais especificidades de cada um dos serviços.
Como funciona o aluguel de impressoras?
O aluguel de impressoras é geralmente um trabalho mais simples focado exclusivamente na locação das máquinas.
Neste formato, não há tanta disponibilidade de equipamentos mais complexos como impressoras para hospitais ou aparelhos para negócios mais robustos.
Algumas empresas de aluguel de impressoras dispõem juntamente com a locação, serviços mais básicos do setor; como a manutenção das máquinas e reposição de tintas.
De forma geral, o aluguel de impressoras é voltado para negócios menores como pequenas organizações ou microempresas por não exigir gerenciamento de impressões ou softwares de análise de dados.
Outsourcing de impressão
O outsourcing de impressão é um serviço mais completo. Ele é considerado a terceirização do setor de impressões por trazer todos os benefícios de uma gestão interna de cópias.
Com o outsourcing, além da locação de equipamentos, manutenção dos aparelhos, reposição de tintas, as empresas contam com a gestão inteligente das cópias e dos documentos com softwares e equipamentos de última geração.
Outra atividade agregada ao outsourcing é a consultoria. Profissionais especializados avaliam os melhores aparelhos em relação a custo benefício para as empresas e os serviços mais adequados ao tipo de negócio.
O processo é acompanhado desde o início até a etapa final. As empresas podem entregar às organizações de outsourcing todo o setor de cópias e encarregar-se apenas da gestão.
Dois importantes serviços que diferenciam o outsourcing de impressão do aluguel de cópias é a Gestão de Bilhetagem e o GED.
Entenda melhor como eles funcionam nos textos abaixo.
Gestão de bilhetagem
Uma da principais finalidades da bilhetagem é gerenciar os gastos com impressão da empresa. O procedimento é realizado a partir de um software que proporciona relatórios de custo e uso de cada um dos equipamentos alugados.
Desse modo, é possível compreender quais são os aparelhos mais utilizados e se os colaboradores utilizam a impressora de forma adequada.
A bilhetagem oferece subsídios para criar estratégias de redução de custos com desperdícios de papéis e dados de controle das impressões, fomentando, portanto, a sustentabilidade e economia do negócio.
Outro aspecto positivo desse serviço, é que ele melhora a eficiência e rapidez das impressões, uma vez que o volume de documentos impressos será menor.
GED: Gestão Eletrônica de Documentos
A principal função da GED é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos.
A partir do sistema é possível contar com cada um dos documentos acessíveis a partir da digitalização e documentação dos arquivos.
Com a gestão eletrônica de documentos, cada um dos arquivos podem ser acessados em segundos e serem monitorados em relação ao acesso dos colaboradores.
As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo e existe a segurança em caso de sinistro.
Embora o outsourcing envolva serviços mais robustos e completos, engana-se quem acha que a atividade é procurada apenas por grandes empresas.
Negócios pequenos onde as necessidades de cópias são superiores a 500 por mês já estão à procura de outsourcing de impressão, uma vez que ele gera até 80% de economia para as empresas.
Qual tipo de serviço é o melhor para minha empresa: outsourcing ou aluguel de impressoras?
Depende. O aspecto que você deve observar não é o tamanho do seu negócio mas a quantidade de impressões feitas ao longo do mês.
Há empresas pequenas onde o número de cópias é elevado e, por isso, é recomendado o outsourcing. Haja vista, que o outsourcing proporciona uma gestão mais inteligente de cópias gerando portanto a possiblidade de reduzir gastos e analisar informações de melhorias no setor.
Entretanto, caso a sua empresa possua um número muito baixo de demanda de impressões, o mais relevante é apenas alugar as máquinas, que geralmente ainda é mais interessante financeiramente que a compra do aparelho.
Mas se você tem dúvidas de qual é, de fato, o número de impressões que o seu empreendimento gera por mês, aconselhamos que converse com um dos consultores da Copygreen.
O contato pode ser feito pelo telefone (31) 2511-2510 ou a partir do preenchimento do Formulário no site da empresa.
Qual tipo de empresa é recomendado o outsourcing de impressão?
Em suma, recomenda-se o outsourcing de impressões para os seguintes tipos de empresas:
- Escritórios;
- Hospitais;
- Escolas;
- Indústrias;
- Entre outras;
Qual a diferença de custos entre o aluguel de impressoras e o outsourcing de impressão?
O valor irá variar de acordo com os serviços contratados e o tipo de aparelho locado. Todavia, quando os serviços são os mesmos, o preço não altera tanto.
No outsourcing, confira alguns dos valores médios de locação:
Laser PB: Locação de impressora, média de R$150,00 de locação e R$0,04 a página.
Laser Color: Média de R$ 450,00 de locação e R$0,05 página P&B e R$0,25 por página Color.
Jato de tinta: Cerca de R$ 150,00 de locação e R$0,15 por página.
Você pode consultar AGORA os valores e obter um orçamento específico para sua empresa. Basta apenas preencher o Formulário da Copygreen, que em breve um dos consultores irá entrar em contato com você.
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