Muitas instituições de educação têm optado pelo outsourcing de impressão pela facilidade proporcionada ás questões ligadas ao grande fluxo de impressões e pela considerável redução de custos, que pode chegar até 80% do valor gasto. Algumas das razões da terceirização ser uma boa escolha se deve às máquinas de alta performance e a disposição de profissionais experientes no assunto, que garantem qualidade e rapidez às impressões
A rotina diária dos colégios exige um elevado número de impressões, já que boa parte das atividades escolares estão ligados ao uso de materiais impressos.
Além da quantidade expressiva de cópias, os arquivos também possuem bastante relevância por se tratar de provas, declarações, testes, históricos escolares, entre outros arquivos.
O que exige que as impressões sejam de qualidade e não apresentem falhas como manchas de tintas ou rasuras.
Outro ponto que é preciso considerar também no contexto das escolas, é que as impressões são diárias e constantes, portanto qualquer defeito no parque de impressão gera uma série de complicações à instituição.
É por essas razões que imprimir não é uma simples atividade das organizações de educação, mas um setor significativo que precisa atingir boa performance e rapidez para que o restante dos processos da escola ocorra com fluidez.
Por essas razões, que o outsourcing de impressão tem crescido tanto no âmbito da educação. A contratação de uma empresa expert no assunto permite que a organização possa entregar 100% do setor à empresas especialistas no setor, o que gera comodidade e flexibilidade para às empresas.
Para entender melhor como funciona o outsourcing de impressão para escolas, confira abaixo alguns de seus principais aspectos do serviço.
Como funciona o outsourcing de impressão nas escolas?
Para qualquer tamanho de empresa
A primeira questão que você precisa compreender é que o outsourcing de impressão é um serviço que pode ser utilizado tanto por grandes quanto pequenas empresas.
O que vai apontar se o serviço é necessário, é a demanda. Se a sua escola possui um número maior que 500 cópias mês, então é vantajoso do ponto de vista financeiro contratar o outsourcing de impressão.
Se você possui dúvidas de quantas cópias sua escola gera mensalmente, fique tranquilo! Essa é uma das dificuldades que quase todo empresário possui. Contamos com especialistas que podem te auxiliar nesse processo. Basta preencher o NOSSO FORMULÁRIO que um dos consultores irá entrar em contato para te orientar com as principais direções a serem tomadas.
Outsourcing de impressão é mais do que a simples locação de impressoras
Outro ponto essencial a ser esclarecido é que muitas pessoas, inclusive ligadas às escolas, ainda não compreendem muito bem do que se trata o outsourcing de impressão, e por isso acabam confundindo com aluguel de máquinas.
O outsourcing de impressão é na verdade a terceirização completa do setor ligado ás cópias e documentos. Nesse sentido, ele não apenas realiza a locação de impressoras, como envolve todas as outras atividades ligadas a impressão.
Portanto o outsourcing de impressão inclui:
- Locação de impressoras;
- Manutenção pontual e preventiva das máquinas;
- Reposição de tintas e outros suprimentos;
- Destinação dos resíduos ligados à impressão;
- Monitoramento das cópias impressas;
- Consultoria para locação dos equipamentos
Serviço personalizado!
O serviço de outsourcing é realizado de forma personalizada, atendendo a necessidade individual de cada cliente. Os técnicos analisam cada empresa e indicam os aparelhos que melhor se encaixam a demanda do cliente, reduzindo gastos desnecessários e evitando desperdícios
Outra questão é que ao contratar o serviço de outsourcing de impressão para a escola, você garante a manutenção ou troca imediata do equipamento, caso seja necessário.
Portanto, evita-se que a rotina e demanda do trabalho seja afetada por um equipamento com defeito; como dias de prova.
Além disso, é oferecido a manutenção preventiva de cada equipamento evitando que o equipamento pare de funcionar no meio do expediente.
Os benefícios da implementação de outsourcing nas escolas
- Economia: As empresas deixam de fazer um grande investimento em equipamentos e passam a contar com a locação. Esse fato reduz não só o custo com a aquisição, mas também com a manutenção e reposição de suprimentos. O investimento se resume apenas a impressão das páginas.
- Garantia do melhor e mais avançado equipamento do mercado: Sabemos que um dos aspectos da tecnologia são as constantes inovações e rapidez de troca de produtos. Isso faz com que o equipamento recentemente adquirido se torne obsoleto e até caia em desuso por não atender tão bem as necessidades da instituição.
A depreciação do equipamento chega até 50% em menos de dois anos de uso. Isso faz com que o investimento em grande quantidade de impressoras, seja desperdiçado, impedindo que as escolas possam investir em outras necessidade e melhoria para os alunos.
Com a contratação do outsourcing, tem-se a garantia de estar locando o melhor equipamento do mercado, e o que mais se adéqua à sua necessidade.
- Qualidade e padronização do serviço de impressão: Impedindo que suas impressoras se tornem obsoletas, o outsourcing garante a qualidade do serviço de cópias, bem como a padronização das impressões melhorando a imagem da instituição frente aos pais e a sociedade.
- Demanda e rotina escolar em dia: A manutenção preventiva e corretiva impede que o fluxo de trabalho seja interrompido por causa de um equipamento quebrado. Vale ressaltar que não haverá custo algum por esses serviços citados acima pois já é incluso no serviço de outsourcing. Garantindo a agilidade na resolução do problema, e se for necessário, até a troca do equipamento, seja ela, provisória ou permanente.
- Controle efetivo do número de cópias: Com a locação dos equipamentos, se obtém controle sobre o número de impressões usadas no mês e por quem foram usadas. Um quesito importantíssimo para o cotidiano nas escolas, pois ajuda a evitar desperdícios e evitar que os funcionários, e até mesmo os alunos imprimam, documentos pessoais.
A qualidade do outsourcing dentro das Escolas é atestada pelo constante crescimento do serviço. Diversos instituições de destaque de Minas como o Grupo Balão Vermelho, entre outras organizações usufruem da contratação desse tipo de serviço oferecido pela Copygreeen Outsourcing.
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