Cansado de perder tempo resolvendo chamados que não eram necessariamente um problema? Essa é a realidade de muitos profissionais de TI: deixar funções importantes para resolver situações que não precisavam essencialmente de um profissional.
Mas como resolver constantes distrações que desaceleram os processos e impedem o bom andamento da empresa? Especialistas no setor de impressão aconselham algumas práticas bastantes praticadas por empresas que têm adotado um formato de gestão mais compacto e menos burocrático.
Dica 1 – Tenha controle sobre o que é impresso
Aquela velha prática de deixar o colaborador imprimir a reveria está no passado. A falta de controle do que é impresso e por quem é impresso é uma das causas para falhas constantes na impressora e por uso das copiadoras com cunho pessoal.
Um sistema prático e útil para resolver essa questão é o software de Gestão de Bilhetagem. Com a Gestão de Bilhetagem, é possível controlar o número de cópias de cada máquina, além de gerar formas de acesso a impressora, como senhas, crachás magnéticos, entre outros acessos.
Desse modo, é possível compreender quais são os aparelhos mais utilizados e se os colaboradores utilizam a impressora de forma adequada. A bilhetagem oferece subsídios para criar estratégias de redução de custos com desperdícios de papéis e dados de controle das impressões, fomentando, portanto, a sustentabilidade e economia do negócio.
Dica 2 – Crie orientações claras para evitar problemas!
A principal causa de erros é a desinformação. Para isso, espalhe orientações claras e precisas sobre o bom uso das impressoras e computadores. Evitar falhas é a forma mais simples de reduzir a causa do problema.
Algumas dicas para isso é, afixar informativos junto aos computadores com boas práticas de uso. Faça pequenas reuniões orientando os funcionários da empresa onde você trabalha a ações que eles nunca devem fazer, como tentar imprimir com papel úmido ou retirar o cabo da impressora quando ela apresentar falha de impressão.
A maioria dos chamados não são relacionados à graves problemas, mas a situações pequenas, que com simples dicas poderiam ser evitadas. Além dos informativos e reuniões, você pode mandar pequenas dicas por vídeos para os grupos de WhatsApp, e-mails ou nos canais de TV da empresa.
Dica 3 – Ofereça soluções para pequenas falhas!
Se mesmo com as dicas de bom uso, o problema ocorreu: uma orientação útil é trazer soluções para pequenos erros que qualquer pessoa pode resolver, como atolamento de papel e impressões com páginas em branco.
Ofereça aos funcionários informativos com “passo a passo” para como proceder em situações de erros genéricos! Deixe os materiais acessíveis a qualquer colaborador como áreas comuns onde todos têm acesso.
Com simples cartilhas e orientações, evita-se chamados recorrentes e desnecessários!
Dica 4 – Implemente o outsourcing de impressão!
O outsourcing de impressão possui uma série de vantagens que facilitam e otimizam a vida do profissional de TI. O primeiro aspecto é que toda manutenção das máquinas é feita pela empresa contratada.
Portanto, você não precisa se preocupar em toda hora ter que resolver um problema da impressora, além de realizarem manutenção pontual também fazem manutenção preventiva, evitando problemas por uso constante ou tempo de máquina.
Outra questão é que as impressoras disponibilizadas são novas ou seminovas e de marcas conceituadas, o que torna o processo mais produtivo e eficiente. Com todas as outras questões envolvidas no outsourcing como controle de cópias, gestão eficiente, entrega de relatórios a economia das empresas chegam até 80%
A Associação de Magistrados Mineiros (AMAGIS) chegou a reduzir gastos em mais de 60% após a utilização do outsourcing de impressão.
Dica 5 – Abuse dos recursos e dispositivos eletrônicos!
Como informamos no início deste artigo, há softwares que controlam a quantidade de impressão em cada máquina e também outras ferramentas que proporcionam a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
O GED ajuda a controlar o acesso a arquivos confidenciais e importantes da empresa e a proteger informações online. É uma forma também de evitar a papelada na empresa, o que reduz custos e facilita o dia a dia do profissional de TI.
Há também aplicativos que podem ser usados no celular, em que o funcionário consegue imprimir a distância, sem precisar se deslocar do seu ambiente de trabalho. Todas essas informações e ações feitas pelos trabalhadores podem ser controladas e supervisionadas pelo profissional de TI com eficiência e rapidez.
Fala para gente!
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