Há softwares no mercado que além de mostrar quantas cópias sua empresa utiliza por mês, aponta quais tipos de arquivos são impressos e de quais setores estão sendo geradas as impressões. Dados como esses, poderão fazer sua empresa reduzir em até 80% os custos. Entenda melhor no texto a seguir.
Um folha de papel aqui, outra ali, a impressão de um rascunho, testes de cores no papel e tantas outras cópias que vão sendo impressas que no final das contas, sua empresa tá gastando mais do que o previsto.
O grande problema no desperdício neste setor é que muitos empresários não somam os gastos atrelados à impressão. Como por exemplo, quantias relacionadas a compra dos toner e tintas, manutenção das máquinas, custo de aquisição das impressoras, e outros serviços que agregados, podem apresentar um valor elevado para a empresa.
Algumas organizações como escolas, escritórios de advocacia, hospitais acabam gastando mais de 50 mil cópias mensais. O que gera um custo extremamente elevado para a instituição.
O pior é que muitas empresas não possuem uma noção específica de quanto se gasta ou com o que é utilizado o dinheiro destinado a impressão.
Mas como ter controle destes gastos? É possível reduzir os custos com impressão? Dá para saber quantas impressões são feitas por mês dentro de uma empresa de grande porte?
Antes de mostrar a você algumas soluções é preciso entender as causas do problema.
Por que se gasta tanto com impressões?
Desperdícios
Pela falta de monitoramento e gerenciamento do que é impresso dentro das empresas, há muitos desperdícios. Alguns deles estão ligados a impressão de materiais desnecessários.
Muitas vezes o arquivo poderia ser enviado via online, sem custo algum, e acaba sendo direcionado à impressora.
Há também a questão das cópias pessoais. Pela falta de controle, muitos arquivos fora do contexto da empresa acaba sendo impresso e aumentando os custos.
Além de outras ações simples, como falta de impressão frente e verso do material, poupando uma nova folha.
Revisões de materiais que poderiam ser feitos online e acabam sendo executados impressos, entre outras questões semelhantes.
Custo elevado de manutenção e reposição de tinta
Muitas organizações não dispõem do serviço de outsourcing de impressão que auxilia em cada um dos problemas citados neste tópico do artigo, e por isso acabam gastando com manutenção externa.
O valor da hora de manutenção é alta e como boa parte das empresas conta com impressoras com tecnologias ultrapassadas ou faz uso incorreto das máquinas, acaba-se gerando mais chamadas de manutenção que o normal.
Além do valor empregado em compra de toners e cartuchos originais que fazem o preço subir da unidade da impressão, quando há no mercado outras formas mais em conta de repor a tinta da impressora.
Pouco conhecimento no setor de impressões
A aquisição de aparelhos que muitas vezes aparentam ser mais em conta, mas exigem manutenção e reposição de tintas muito elevadas, somam no final dos custos.
Como dito no tópico anterior, por falta de conhecimento, muitas organizações não executam a reposição de tinta do jeito mais econômico e lucrativo para a empresa e acabam gastando muito com os originais das marcas.
Falta de gerenciamento e controle do setor
Por fim, o custo sobe com impressão, justamente por não haver um sistema de controle do que é impresso e com o que é impresso. Hoje com os avanços no setor, é possível saber o que, quem e quando o arquivo passou pela impressora.
Dados como esses auxiliam a redução de cópias, uma vez que é possível criar uma análise eficiente para tomada de decisões. Tendo em vista, que é possível criar estratégias para alocar o valor investido da melhor forma possível.
Além do fato, que aumenta a conscientização dos colaboradores do que é realmente é essencial para ir para a impressora.
Como saber quanto a sua empresa gasta com impressão e como reduzir os gastos?
Você pode ter controle do que sua empresa gasta com impressões a partir da Gestão de Bilhetagem.
Gestão de Bilhetagem: Controle de impressões e análise de dados!
O sistema, que realiza a gestão de bilhetagem, permite que cada folha impressa seja monitorada pela empresa.
Além disso, o software gera relatórios de custo e uso de cada um dos equipamentos alugados.
Desse modo, é possível compreender quais são os aparelhos mais utilizados e se os colaboradores utilizam a impressora de forma adequada.
A bilhetagem oferece subsídios para criar estratégias de redução de custos com desperdícios de papéis e dados de controle das impressões, fomentando, portanto, a sustentabilidade e economia do negócio.
É importante compreender que muitas empresas não possuem projeção de quanto gastam e acabam perdendo dinheiro em setores que às vezes não é o foco do negócio.
Neste sentido, a Gestão de Bilhetagem colabora diretamente para a análise da empresa e proporciona informações para tomada de decisões da gerência.
Outro serviço oferecido que auxilia a reduzir custos com impressão é o GED, Gestão Eletrônica de Documentos.
GED: do papel para o online!
A principal função da GED é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos.
A partir do sistema é possível contar com cada um dos documentos acessíveis a partir da digitalização e documentação dos arquivos.
Portanto, aquela velha cena de longas fileiras de arquivos impressos acaba ficando apenas na memória.
Os documentos ganham proteção e praticidade ao passar do físico para o ambiente online.
Com a gestão eletrônica de documentos oferecidas por empresas como a Copygreen, cada um dos arquivos podem ser acessados em poucos segundos e serem monitorados em relação ao acesso dos colaboradores.
As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo e existe a segurança em caso de sinistro.
Outsourcing de impressão: qualidade, eficiência e comprovação de redução de custos com impressões
Todos os serviços citados acima, além de outros como aluguel de impressoras, manutenção, reposição de tintas e outros materiais, estão presentes no outsourcing de impressão.
A Copygreen, empresa especializada em outsourcing de impressão, chega a gerar 80% de economia aos clientes no setor de impressão.
Você pode ler o case da AMAGIS, uma das clientes da empresa mineira, e conferir com dados reais a redução de custos geradas pela adoção do serviço de outsourcing.
