Há várias práticas simples que podem ser utilizadas por todo tipo de empresa, como gerenciamento de cópias, reutilização de materiais, outsourcing de impressão, entre outras ações que podem levar a uma economia de até 80% no setor de impressão
Como diria Benjamin Franklin, “tenha cuidado com os custos pequenos! Uma pequena fenda afunda grandes barcos”
É por isso que pequenos gastos precisam ser observados de perto, já que a somatória do todo pode gerar uma grande dor de cabeça por não ter sido calculada.
Quem nunca se assustou com o valor da fatura do cartão de crédito? Por se tratar pequenas quantias que foram sendo dispendidas ao longo do mês, acaba-se gastando mais do que devia e, por consequência, o crédito a ser quitado é maior do que a estimativa.
Esse mesmo problema tão comum no dia a dia das pessoas, às vezes é também uma realidade da vida financeira das empresas.
Cuidado com o que parece ser barato!
Valores acabam sendo gastos em lugares que pouco se observa, como energia, água, internet e até no setor de cópias. No final das contas: o que parecia ser a parte simples da empresa, é onde está alocando somas elevadas de dinheiro.
Isso ocorre muito no setor de impressões, porque apenas um xerox, ou uma impressão parece representar pouco para o todo.
Por essa razão, ocorre diversos desperdícios e uso incorreto dos equipamentos que proporcionam custos com manutenção, reposição de tintas, entre outros gastos.
Por essa razão temos algumas dicas práticas e já utilizadas por diversas empresas que minimizam gastos e melhoram a rentabilidade da empresa!
É possível chegar a porcentagem altíssimas de economia! Algumas companhias chegam a reduzir 80% dos gastos com impressões.
Dica 1: Gerencie a quantidade de cópias impressas!
Há empresas que chegam a gastar, em um único mês, 20 mil impressões. Talvez seja o caso da sua e você ainda nem saiba disso, simplesmente por não ter colocado na ponta do lápis o número de páginas impressas.
No final do mês com impressões de contracheques, boletos, documentos e outros materiais para os colaboradores, o número de cópias sobe muito.
A questão é que gastar com impressões naquilo que é relevante para o seu negócio não é um problema em si.
Todavia, acaba-se gastando muito com impressões de arquivos pessoais, materiais que não precisam ser impressos e poderiam ser enviados ou entregues de outras formas, como por e-mail ou por outras plataformas digitais, etc.
Para resolver esse problema, muitas organizações fazem uso de um sistema conhecido como Gestão de Bilhetagem. O software faz um acompanhamento das cópias impressas em cada uma das máquinas e uma descrição do que foi impresso.
Neste sentido, as empresas podem avaliar com o que estão imprimindo e quem está efetuando essas impressões.
Este tipo de gerenciamento possibilita as empresas se planejarem estrategicamente, analisando os números e observando onde é possível ser feita a redução de cópias ou a reconfiguração de alguns materiais.
Além de gerar nos colaboradores a conscientização do que é relevante ser impresso e o que não precisa.
Empresas de outsourcing de impressão contam com esse tipo de ferramenta para fornecer ao mercado, além de outros serviços de impressões, como o aluguel de impressoras.
Dica 2: Reutilize o máximo que puder!
Reutilizar o verso da página não trará redução de gastos em relação a tinta e uso da impressora, mas será uma economia bem-vinda quanto ao material impresso.
Além de poupar, sua empresa estará divulgando a responsabilidade social quanto ao meio ambiente e isso pode não apenas lhe fazer reduzir gastos, como melhorar as receitas.
Organizações que investem no marketing verde, podem trazer clientes e parceiros que procuram empresas sustentáveis para estabelecer relações comerciais.
Ser e divulgar uma imagem ambientalmente correta pode lhe render bons resultados! Basta apenas usar de forma inteligente e proveitosa!
Dica 3: Use o ambiente online!
A maioria dos convites para festas e até casamentos têm chegado por aplicativos e plataformas digitais. A ideia de imprimir o convite e ir de casa em casa para entrega-los tem ficado no passado, por demandar muito tempo e gerar muito trabalho.
Da mesma maneira, é possível adequar diversas informações da sua empresa retirando-as do ambiente off-line e passando para o online. Quem disse que o Boletim de Notícias precisa ser pregado em uma parede?
As informações podem ser repassadas online por grupos ou informativos online facilitando a leitura e entrega tanto para o seu colaborador quanto para sua equipe que organiza.
Nesta mesma proposta é possível adequar muitas tarefas das organizações como a impressão de contracheques, avisos, comunicados, entre outros. Imagine todo esse material sendo enviado por e-mail ou por aplicativos de rede social, evitando gastos com papel, tinta e manutenção das impressoras.
Dica 4: Opte sempre pelo Outsourcing de impressão!
Por fim, uma das dicas mais relevantes deste artigo é o outsourcing de impressão. O serviço tem crescido muito no Brasil e no exterior por proporcionar uma série de benefícios como redução de gastos e alta performance do setor.
Para quem ainda não conhece o conceito, o outsourcing de impressão consiste na terceirização completa da área de impressões. Portanto, a empresa passa a contar com:
- Locação das impressoras;
- Manutenção periódica e pontual dos equipamentos de impressão
- Reposição de tintas e outros materiais;
- Gestão a distância das cópias impressas;
- Destinação completa dos resíduos;
- Consultoria para locação dos equipamentos;
Deste modo, boa parte dos itens citados acima já são realizados sem que seja necessário algum esforço da empresa.
Outro ponto favorável é que a organização deixa de arcar com a compra de impressoras, manutenção das máquinas, reposição de tintas e outros suprimentos, que possui um gasto bastante elevado e passa a arcar apenas com as páginas impressas.
Neste sentido a empresa só gasta com a cópia impressa e a locação da máquina, além de contar com profissionais especialistas em impressões, portanto aumentando a produtividade.
Só para ter uma ideia, há empresas que reduzem até 80% os gastos com essa parte da empresa!
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