Há várias práticas simples que podem ser utilizadas por todo tipo de empresa, como gerenciamento de cópias, reutilização de materiais, outsourcing de impressão, entre outras ações que podem levar a uma economia de até 80% no setor de impressão

Como diria Benjamin Franklin, “tenha cuidado com os custos pequenos! Uma pequena fenda afunda grandes barcos”

É por isso que pequenos gastos precisam ser observados de perto, já que a somatória do todo pode gerar uma grande dor de cabeça por não ter sido calculada.

Quem nunca se assustou com o valor da fatura do cartão de crédito? Por se tratar pequenas quantias que foram sendo dispendidas ao longo do mês, acaba-se gastando mais do que devia e, por consequência, o crédito a ser quitado é maior do que a estimativa.

Esse mesmo problema tão comum no dia a dia das pessoas, às vezes é também uma realidade da vida financeira das empresas.

Cuidado com o que parece ser barato!

Valores acabam sendo gastos em lugares que pouco se observa, como energia, água, internet e até no setor de cópias. No final das contas: o que parecia ser a parte simples da empresa, é onde está alocando somas elevadas de dinheiro.

Isso ocorre muito no setor de impressões, porque apenas um xerox, ou uma impressão parece representar pouco para o todo.

Por essa razão, ocorre diversos desperdícios e uso incorreto dos equipamentos que proporcionam custos com manutenção, reposição de tintas, entre outros gastos.

Por essa razão temos algumas dicas práticas e já utilizadas por diversas empresas que minimizam gastos e melhoram a rentabilidade da empresa!

É possível chegar a porcentagem altíssimas de economia! Algumas companhias  chegam a reduzir 80% dos gastos com impressões.

Dica 1: Gerencie a quantidade de cópias impressas!

Há empresas que chegam a gastar, em um único mês, 20 mil impressões. Talvez seja o caso da sua e você ainda nem saiba disso, simplesmente por não ter colocado na ponta do lápis o número de páginas impressas.

No final do mês com impressões de contracheques, boletos, documentos e outros materiais para os colaboradores, o número de cópias sobe muito.

A questão é que gastar com impressões naquilo que é relevante para o seu negócio não é um problema em si.

Todavia, acaba-se gastando muito com impressões de arquivos pessoais, materiais que não precisam ser impressos e poderiam ser enviados ou entregues de outras formas, como por e-mail ou por outras plataformas digitais, etc.

Para resolver esse problema, muitas organizações fazem uso de um sistema conhecido como Gestão de Bilhetagem. O software faz um acompanhamento das cópias impressas em cada uma das máquinas e uma descrição do que foi impresso.

Neste sentido, as empresas podem avaliar com o que estão imprimindo e quem está efetuando essas impressões.

Este tipo de gerenciamento possibilita as empresas se planejarem estrategicamente, analisando os números e observando onde é possível ser feita a redução de cópias ou a reconfiguração de alguns materiais.

Além de gerar nos colaboradores a conscientização do que é relevante ser impresso e o que não precisa.

Empresas de outsourcing de impressão contam com esse tipo de ferramenta para fornecer ao mercado, além de outros serviços de impressões, como o aluguel de impressoras.

Dica 2: Reutilize o máximo que puder!

Reutilizar o verso da página não trará redução de gastos em relação a tinta e uso da impressora, mas será uma economia bem-vinda quanto ao material impresso.

Além de poupar, sua empresa estará divulgando a responsabilidade social quanto ao meio ambiente e isso pode não apenas lhe fazer reduzir gastos, como melhorar as receitas.

Organizações que investem no marketing verde, podem trazer clientes e parceiros que procuram empresas sustentáveis para estabelecer relações comerciais.

Ser e divulgar uma imagem ambientalmente correta pode lhe render bons resultados! Basta apenas usar de forma inteligente e proveitosa!

Dica 3: Use o ambiente online!

A maioria dos convites para festas e até casamentos têm chegado por aplicativos e plataformas digitais. A ideia de imprimir o convite e ir de casa em casa para entrega-los tem ficado no passado, por demandar muito tempo e gerar muito trabalho.

Da mesma maneira, é possível adequar diversas informações da sua empresa retirando-as do ambiente off-line e passando para o online. Quem disse que o Boletim de Notícias precisa ser pregado em uma parede?

As informações podem ser repassadas online por grupos ou informativos online facilitando a leitura e entrega tanto para o seu colaborador quanto para sua equipe que organiza.

Nesta mesma proposta é possível adequar muitas tarefas das organizações como a impressão de contracheques, avisos, comunicados, entre outros. Imagine todo esse material sendo enviado por e-mail ou por aplicativos de rede social, evitando gastos com papel, tinta e manutenção das impressoras.

 Dica 4: Opte sempre pelo Outsourcing de impressão!

Por fim, uma das dicas mais relevantes deste artigo é o outsourcing de impressão. O serviço tem crescido muito no Brasil e no exterior por proporcionar uma série de benefícios como redução de gastos e alta performance do setor.

Para quem ainda não conhece o conceito, o outsourcing de impressão consiste na terceirização completa da área de impressões. Portanto, a empresa passa a contar com:

  • Locação das impressoras;
  • Manutenção periódica e pontual dos equipamentos de impressão
  • Reposição de tintas e outros materiais;
  • Gestão a distância das cópias impressas;
  • Destinação completa dos resíduos;
  • Consultoria para locação dos equipamentos;

 

Deste modo, boa parte dos itens citados acima já são realizados sem que seja necessário algum esforço da empresa.

Outro ponto favorável é que a organização deixa de arcar com a compra de impressoras, manutenção das máquinas, reposição de tintas e outros suprimentos, que possui um gasto bastante elevado e passa a arcar apenas com as páginas impressas.

Neste sentido a empresa só gasta com a cópia impressa e a locação da máquina, além de contar com profissionais especialistas em impressões, portanto aumentando a produtividade.

Só para ter uma ideia, há empresas que reduzem até 80% os gastos com essa parte da empresa!

Conta para gente!

O que achou das dicas? Tem outra informação relevante para economizar com impressões? Deixe sua opinião nos comentários. O que você tem a dizer é muito importante para toda nossa equipe.

 

Deixe seu Comentário