Você sabe quanto custa locar equipamentos de impressão para sua empresa? Entenda neste artigo cada uma das especificidades que é preciso se atentar na hora de alugar e veja como reduzir gastos

 

O aluguel de impressoras é uma prática que tem crescido muito nos últimos anos no Brasil e especialmente nos países desenvolvidos. Isso porque o serviço de terceirização reduz os gastos das organizações e promove maior eficiência nos processos.

Para entender o preço médio da locação de impressoras, é necessário antes de tudo compreender a diferença entre o aluguel de equipamentos e o outsourcing de impressão. Já que os dois serviços, embora semelhantes, apresentam benefícios diferentes, o que altera consideravelmente o custo final para o cliente.

Aluguel e outsourcing são a mesma coisa?

Não! Ainda que as pessoas utilizem ambas as expressões para se referir a contração do aluguel dos equipamentos, na realidade outsourcing é bem diferente da locação.

Enquanto o aluguel você loca unicamente a máquina, excluindo qualquer outro serviço, como reposição de tintas, manutenção dos aparelhos ou qualquer outro serviço semelhante.

Já no outsourcing, o cliente utiliza não apenas do aluguel da máquina, como também os serviços listados abaixo:

  • Reposição de suprimentos;
  • Manutenção periódica e pontual das impressoras;
  • Assistência técnica e backup;
  • Destinação correta dos resíduos;
  • Reposição de peças das máquinas;

Portanto, o outsourcing de impressão é muito mais completo que a simples locação de impressoras.

A marca da impressora interfere no custo do aluguel?

Sim! O valor médio de uma máquina como da Kyocera, HP ou Cannon, entre outras grandes marcas, possui um preço consideravelmente superior a equipamentos de empresas de menor referência.

O custo mais elevado se deve a alta performance das máquinas que podem onerar um pouco a mais na hora da locação, mas apresenta, a longo prazo, um custo benefício muito melhor se observados tempo gasto dos colaboradores e qualidade do material impresso. Todavia a decisão final fica a critério do cliente.

Pensando nessa questão, organizações especializadas em impressão como a Copygreen Outsourcing possuem em seu acervo máquinas referentes a todas as marcas existentes no mercado.  A ideia é que o cliente tenha um vasto leque de opções para escolha das impressoras que melhor se adequam ao ambiente de trabalho.

Posso alugar qualquer tipo de impressora?

Organizações de outsourcing oferecem um serviço personalizado para as empresas, justamente para suprir as necessidades específicas do negócio. Portanto, o atendimento é realizado junto ao ciente para atender as exigências quanto a impressão, multifuncionalidade, formato, tipologia, gramatura, dentre outras especificidades da empresa.

Empresas de outsourcing de impressão contam com impressoras de diversos modelos como Laser Color e Laser P&B; Jato de Tinta Colorida; Cera para exames clínicos; Térmica para impressão de etiquetas e cupom não fiscal; Magnética para impressão de crachás e identificação; entre outras.

O tipo de impressora pode aumentar ou reduzir o preço de locação?

Sim. Há impressoras que a aquisição podem chegar até 35 mil reais, como equipamentos mais específicos como é o caso da impressora Laser Color para setores da saúde, como hospitais ou clínicas médicas, entre outros ramos do mercado.

Neste sentido o valor influi diretamente na locação. Portanto, caso seu negócio precise de máquinas de impressoras mais robustas ou complexas, pode ser que o custo fique maior que o aluguel de uma simples impressora jato de tinta.

Quais são os custos médios das impressoras?

Para você ter uma visão geral de como funciona o outsourcing de impressão, é preciso saber que é possível locar de duas formas:

Página impressa: quando o cliente paga apenas pela quantidade de cópias que será utilizada no dia a dia da empresa. Neste caso, a impressora poderá ser paga a parte e não vem inclusa no pacote mensal.

Franquia: neste formato a organização escolhe um valor de cópias fixo como por exemplo 1.000 cópias. Caso ela ultrapasse essa cota, o número de páginas adicionais será pago a parte com um custo já estipulado por contrato. Neste caso, o valor da impressora e das cópias são afixados em um único pacote. Geralmente o custo benefício é melhor para as empresas que optam pela franquia.

Tendo em vista as questões abordadas acima, vamos agora aos valores médios de locação:

Laser PB: Locação de impressora, média de R$150,00 de locação e R$0,04 a página.

Laser Color: Média de R$ 450,00 de locação e R$0,05 página P&B e R$0,25 por página Color.

Jato de tinta: Cerca de R$ 150,00 de locação e R$0,15 por página.

Inclui também o outsourcing

Como falamos anteriormente, o outsourcing de impressão contempla também a manutenção, reposição de suprimentos, renovação de peças e destinação dos resíduos, neste caso o valor da cópia pode ficar em apenas R$0,04 centavos.

Lembrando que este valor refere-se a equipamentos seminovos, mas de alta performance.

Como funciona um contrato de locação de equipamentos de impressoras?

Assim como o serviço de outsourcing de impressão traz praticidade para a sua empresa, a implementação é bastante simples e rápida. Abaixo apontamos as principais etapas no processo de implantação do outsourcing de impressão.

1ª etapa: Avaliação

A primeira etapa é a avaliação das informações e necessidades da empresa no que diz respeito a impressão. O serviço geralmente é feito de forma personalizada para adequar aos interesses e escolhas de equipamento da empresa.

Algumas organizações preferem trabalhar com determinadas marcas. Por essa razão, a Copygreen é parceira de todos os fabricantes do setor para proporcionar aos clientes a comodidade que eles precisam.

2ª etapa: Elaboração da Proposta

Na sequência é realizada uma proposta técnica e comercial do serviço obedecendo as necessidades do empreendimento. O contrato de outsourcing de impressão, abarca as seguintes vantagens:

  •  O contratante conta com manutenção periódica dos equipamentos, além de se responsabilizar por todas os outros custos das máquinas, como troca de cilindro, fusor, cabeça de impressão e até mesmo a troca da impressora, caso seja necessário;
  • O contratante só arca com custos do papel a ser usado;
  • O contratante pode escolher a marca ou equipamento que melhor se adequa a necessidade;
  • A contratada garante a destinação correta dos resíduos gerados pelas empresas;

É preciso informar que nem todas as empresas do mercado proporcionam os requisitos acima, portanto os itens citados são benefícios oferecidos pela Copygreen Outsourcing.

3ª etapa: Implementação e treinamento

O processo de implementação é bastante rápido. Em casos de pequenas empresas, desde a análise até a instalação, as etapas podem ser realizadas com apenas dois dias de duração ou até menos.

Em algumas situações é realizado treinamento com os funcionários que irão operar as impressoras. Os treinamentos são realizados em casos onde há necessidade da empresa contratante.

Vale informar que para todas as organizações são oferecidas instruções específicas de uso das impressoras, além da disponibilização do contato telefônico, caso ocorra qualquer imprevisto ou dúvida. Lembrando que o apoio técnico pode ser acionado quando a empresa precisar.

4ª etapa: Resultados

Por fim, com o outsourcing de impressão as empresas podem observar os resultados nos processos; como aumento de produtividade, redução de custos e melhora na eficiência do setor já nos primeiros dias de operação.

Faça o orçamento agora e compare preços!

Você pode descobrir agora quanto ficará o preço de aluguel de impressoras para sua empresa. Basta preencher o FORMULÁRIO indicando as suas principais necessidades e pronto!

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