Aprenda como automatizar o setor de impressão da sua empresa - Copygreen

Ações como digitalização, sistemas de controle de cópias, e outros serviços do outsourcing de impressão automatizam sua empresa, melhoram os processos e trazem redução de custos ao setor. Entenda melhor no artigo abaixo.

Sabe aquela papelada guardada nos armários e em caixas empoeiradas? Na sua empresa é assim? Embora essa cena pareça comum, a verdade é que empresas modernas e produtivas estão procurando formas de otimizar as atividades e tornar esse cenário uma imagem do passado.

A grande questão é que a falta de automação nas empresas não é um problema apenas por simplesmente tornar a empresa obsoleta, mas por gerar vários danos aos negócios; como prejuízos financeiros.

Para entender melhor a importância da automação, apontaremos abaixo alguns entraves que os empreendimentos sofrem por realizar quase todos os processos de impressão manualmente.

Problemas da falta de automação das impressões

Desorganização: Esse tipo de problema ocorre tanto pelo excesso de documentos que não foram digitalizados, quanto pela falta de monitoramento das impressões.

Como as informações não estão organizadas em um único espaço, é muito propício perder um documento ou algum dado relevante para a empresa que ainda se encontra no formato impresso.

Falta de controle: Quando não há sistemas de controle de cópias, os colaboradores não possuem nenhum registro impeditivo da quantidade de impressões.

O que pode estimular o uso abusivo e descontrolado das impressoras, gerando aumento de gastos ao setor.

Portanto, torna-se difícil monitorar os dados e prever melhorias para o setor de impressões.

Lentidão:  A dificuldade de acesso ao documento ou a informação pode tornar o processo mais lento como também corrompido. Com a digitalização dos arquivos, a informação fica a um clique de distância.

Os materiais online são mais fáceis de serem acessados, transmitidos e utilizados pela empresa, o que melhora o tempo de execução dos processos.

Custos altos: a falta de automação pode elevar os custos por várias razões. Um deles é o desperdício ligado a quantidade de cópias ocasionada por falta de controle e fiscalização.

Outro ponto é a lentidão dos processos que gera perda de tempo dos funcionários. Lembrando que a hora de trabalho de alguns colaboradores podem ter o custo muito maior que os equipamentos envolvidos.

Portanto, a falta de automação não é uma questão de ponto de vista, mas de prejuízos reais gerados aos negócios.

Sendo assim, vejamos os métodos mais práticos de tornar o setor de impressão automatizado!

4 segredos para automatizar o setor de cópias da sua empresa!

Utilize softwares de monitoramento

Há diversos sistemas disponibilizados por empresas de TI que monitoram todo o setor de impressão.

Esse tipo de software permite que você obtenha os seguintes dados:

  • Quantidade de cópias impressas por dia;
  • Dia e horário que as cópias foram impressas;
  • Quem realizou o processo de impressão;
  • Que tipo de material foi impresso ou digitalizado;

Todos esses dados permitem que você crie estratégias para melhorar o setor, assim como estipular metas de impressão mensal. Como por exemplo, você consegue entender qual é o setor que mais gasta com cópias na sua empresa.

Desse modo, você pode criar campanhas educativas para o setor e tentar entender com o que está sendo gasto todas as impressões e se elas realmente são todas necessárias.

Assim sua empresa fará apenas as cópias úteis e imprescindíveis.  Agora como adquirir esse software para o meu negócio?

Os softwares de monitoramento de cópias são adquiridos por empresas de outsourcing de impressão como a Copygreen. Esse serviço é oferecido juntamente com outros benefícios, que você entenderá melhor nos tópicos abaixo.

Digitalize e seja mais virtual!

Imprimir precisa ser uma ação realizada apenas em casos necessários, não apenas pela consciência ecológica, mas por uma série de outras razões como prejuízo financeiro.

Por isso, recomendamos que opte pelo envio de informações online. Para passar comunicados, orientações e avisos aos colaboradores escolha opções virtuais como e-mail, WhatsApp, redes sociais e outros. Desse modo você economizará e terá a garantia do acesso mais prático ao conteúdo a ser transmitido.

Nos casos dos materiais já existentes da empresa, uma ótima dica é digitalizar. Para isso, você pode alugar scanner em uma empresa de outsourcing de impressão.  A orientação é digitalize o máximo que puder.

A digitalização lhe dá garantia de segurança, proteção e facilidade de acesso aos arquivos.  A digitalização de arquivos é geralmente associada a outro serviço muito comum na automação do setor de impressão que é a Gestão Eletrônica de Documentos.

Você conhece como funciona esse serviço?

GED: Gestão Eletrônica de Documentos

O GED é oferecido geralmente por empresas de outsourcing. Nesse tipo de serviço, as empresas dispõem não apenas da digitalização dos arquivos como também toda a gestão dos materiais online.

Um bom exemplo para se entender os benefícios do GED é aplicar como exemplo a digitalização dos documentos. Com essa ferramenta, é possível ter controle de acessos.

Portanto você pode restringir quem terá permissão dos arquivos. Desse modo, há garantia de segurança e proteção da informação. Além de ter controle, de horários e quantidade de vezes que o documento foi visto ou utilizado, o que seria impossível com arquivos impressos.

O GED também propicia relatórios mensais com informações específicas sobre todos os arquivos eletrônicos.

Outsourcing de impressão!

Todos os serviços citados acima e muitos outros são oferecidos pelo outsourcing de impressão. Portanto, para automatizar o setor de cópias o mais indicado é adquirir o outsourcing.

Com esse serviço, você usufrui de:

  • Locação de impressoras novas;
  • Locação de impressoras de última geração;
  • Gestão das cópias;
  • Gestão Eletrônica dos Documentos;
  • Reposição de tintas;
  • Reposição de outros suprimentos da impressão;
  • Manutenção pontual e preventiva das máquinas;
  • Destinação correta dos resíduos ligados à impressão;

Além de ter toda a comodidade da automação do setor de impressão, você pode economizar até 80% em cópias.

Isso ocorre porque a gestão é realizada por especialistas do setor.

Para saber mais, entre em contato pelo (31) 2511-2510!

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