A falta de gestão profissional nas empresas na área das impressões é um dos principais fatores para os desperdícios e custos onerosos do setor
É muito comum que o setor de cópias passe despercebido aos olhos dos gestores. Isso ocorre, justamente por ele geralmente não representar uma área crucial da empresa, e, por essa razão, tende a ser esquecido e, consequentemente, mal gerido.
A falta de gestão profissional da área de impressões além de gerar custos desnecessários também traz lentidão aos processos. Hoje, contudo, as empresas têm procurado soluções para otimizar diversas áreas da empresa, inclusive o setor de impressões.
Vejamos abaixo algumas práticas inteligentes para gastar menos e produzir mais com o setor de cópias.
1 – Monitore o número de impressões
Provavelmente você não faz ideia do número de impressões mensais que são realizadas na sua empresa. Esse cenário é bem recorrente nas organizações por não dispor de um sistema de monitoramento de cópias.
A falta de gestão provoca:
- Uso incorreto das impressoras;
- Desperdícios em impressões;
- Utilização indevida dos equipamentos para fins pessoais;
- Falhas recorrentes de impressão;
Como funciona o sistema de controle de cópias?
O sistema de monitoramento de cópias é instalado nas impressoras e nos computadores da empresa.
Para cada página impressa, é possível saber dados como, horário, quantidade de cópias, dia da impressão, colaborador responsável pela impressão, entre outras informações.
O sistema de gestão de cópias pode ser adquirido a partir do outsourcing de impressão, um serviço completo de gestão.
O monitoramento reduz drasticamente os gastos da empresa e permite que a empresa produza melhor.
2 – Digitalize arquivos
Sabe aquele “passa a passa” de folhas de papel entre os setores? Então, a velha ideia de imprimir tudo que precisa ser informado tem ficado cada vez mais no passado.
A digitalização de materiais permite que várias pessoas tenham acesso ao mesmo documento e possam compartilhá-lo sem custos extras.
A digitalização auxilia a organização dos conteúdos e evita o uso excessivo dos espaços da empresa com pilhas de arquivos.
Mesmo que sua empresa não tenha impressoras com a funcionalidade de digitalização, é possível alugar o equipamento com custos inferiores.
Após digitalizar os principais materiais da sua empresa, aconselhamos que você faça a gestão eletrônica dos documentos.
Você sabe o que esse sistema faz?
3 – Implemente o GED
A principal função da GED é processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos físicos e digitais em diferentes formatos. A partir do sistema é possível contar com cada um dos documentos acessíveis a partir da digitalização e documentação dos arquivos.
Com a gestão eletrônica de documentos, cada um dos arquivos podem ser acessados em segundos e serem monitorados em relação ao acesso dos colaboradores. As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo e existe a segurança em caso de sinistro.
4 – Utilize o outsourcing de impressão
Ainda que muito comum nas grandes cidades do Brasil, como São Paulo, o outsourcing de impressão ainda é desconhecido no contexto de muitas empresas.
O serviço tem crescido muito porque além de proporcionar uma redução significativa de custos chegando até 80% comparado os gastos anteriores, ele otimiza todo o setor de impressões da empresa.
Para quem ainda não conhece o conceito, o outsourcing de impressão consiste na terceirização completa da área de impressões.
O serviço dispõe às empresas:
- Locação das impressoras;
- Manutenção periódica e pontual dos equipamentos de impressão
- Reposição de tintas e outros materiais;
- Gestão a distância das cópias impressas;
- Destinação completa dos resíduos;
- Consultoria para locação dos equipamentos;
Outro ponto favorável é que a organização deixa de arcar com a compra de impressoras, manutenção das máquinas, reposição de tintas e outros suprimentos, que possui um gasto bastante elevado e passa a arcar apenas com as páginas impressas.
Neste sentido a empresa só gasta com a cópia impressa e a locação da máquina, além de contar com profissionais especialistas em impressões, portanto aumentando a produtividade.
Em Minas o serviço a procura do serviço tem crescido muito, desde grandes a pequenas empresas.
