Sua escola está preparada para digitalizar documentos e arquivos importantes? Entenda melhor no artigo abaixo.
O novo Decreto Federal n.9.235, de 15 de dezembro de 2017, trouxe importantes pontos sobre o que tange ao sistema de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior (IES).
Por isso, tem sido visto como um novo marco regulatório para o setor e pontua bem que a mantenedora da instituição tem a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo, inclusive em caso de encerramento da oferta de cursos (artigo 58).
Garantindo as informações com integridade e autenticidade em meio digital com prazo para execução em até 24 meses.
O Decreto é bem específico ao mencionar que a instituição deve utilizar um método que garanta integridade e autenticidade das informações contidas nos documentos originais.
Para se encaixar nas novas normas previstas no Decreto, a IES pode recorrer a todo suporte tecnológico adequado para garantir a correta digitalização dos documentos com a maior facilidade possível.
O que fazer para sua escola se encaixar na nova lei de digitalização do acervo acadêmico?
Um ponto importante para as intuições que ainda não possuem equipamentos de alta performance para digitalizar os arquivos é utilizar um serviço que tem crescido muito no mercado: o outsourcing de impressão.
Esse tipo de procedimento permite que as organizações aluguem impressoras de alta qualidade sem ter que arcar com o custo da compra do equipamento, manutenção e reposição de materiais. O valor despendido se dá apenas no custo da cópia.
Com o outsourcing você passa a contar com a digitalização dos arquivos e com a auxílio de uma equipe especialista em impressão. Os profissionais auxiliam na locação das melhores máquinas para atender as necessidades da sua escola segundo a demanda mensal de cópias.
Para se ter uma ideia, com o outsourcing as empresas chegam a reduzir até 80% dos custos com impressão. Por essa razão é muito melhor alugar as impressoras a investir grandes somas de dinheiro com a compra dos equipamentos de digitalização de arquivos.
Outro serviço oferecido por empresas de outsourcing de impressão que é relevante para as organizações é o GED. É útil principalmente às escolas que digitalizam um número considerável de materiais.
O que é o GED?
A Gestão Eletrônica de Documentos conhecida pela sigla GED é uma tecnologia usada a partir de um software para processar, organizar e monitorar o fluxo de documentos.
Embora ainda seja desconhecido por muitos empresários, o GED vem sendo utilizado e difundido no Brasil desde a década de 90. O sistema permite que os usuários acessem por uma intranet corporativa interna e externa.
O GED vem crescendo consideravelmente nos últimos anos devido à necessidade das organizações de gerenciarem os documentos e fortalecerem a Gestão do Conhecimento como um todo do negócio.
Além das finalidades descritas acima, o GED possui uma série de vantagens que auxiliam nos processos das empresas. Vejamos algumas delas.
Quais são os benefícios do GED?
Rapidez nos processos: A dificuldade de acesso a alguns arquivos gera morosidade em boa parte dos processos. Um bom exemplo é quando é necessário a confirmação de algum dado para o cumprimento de uma próxima etapa na empresa. Com a facilidade e agilidade de acesso às informações, a empresa ganha em produtividade, tendo em vista que o arquivo está a um clique de distância.
Economia de espaço: Sabe aquela empresa com pilhas e mais pilhas de documentos? Com o GED essa cena desaparece. Com a digitalização dos arquivos, muitos arquivos podem ser descartados melhorando o espaço e a organização da empresa.
Segurança dos documentos: Incêndio, umidade em excesso, ou fungos podem deteriorar ou danificar os arquivos. Com o GED há segurança e proteção dos documentos, tendo em vista que os materiais são salvos online.
Liberação de acesso: Outro ponto importante dessa tecnologia é a possibilidade de restringir ou permitir acesso apenas para as pessoas necessárias, o que evita que informações confidenciais ou restritas sejam acessadas por qualquer tipo de colaborador. Aumenta a segurança da empresa e proteção dos arquivos.
Monitoramento das informações: Com os arquivos impressos fica difícil saber quem acessou ou não o material. O que reduz a segurança e proteção das informações. Com o GED, você tem controle do número de vezes que as informações foram acessadas e por quem elas foram vistas. Essa funcionalidade garante confiabilidade e proteção ao seu negócio.
Acesso rápido: é importante frisar a facilidade e rapidez de acesso a qualquer tipo de informação. Todos os dados se encontram online, sendo possíveis de serem acessados a qualquer hora do dia ou lugar do planeta. Como dito ao início deste texto, sua emprega ganha em agilidade e organização.
Redução de custos: O GED permite que você reduza custos com equipe de recursos humanos, já que boa parte dos arquivos são acessados online. Além da diminuição de custos com impressão e cópias de arquivos. Tudo se torna mais moderno e digital.
Quer conhecer melhor o outsourcing de impressão?
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